แอปแคตตาล็อกเทคโนโลยีภายในองค์กรบน Power Apps สำหรับผู้ผลิตชิ้นส่วนยานยนต์ในไทย

ที่มาของโจทย์

โจทย์ของเคสนี้คือการรวมเทคโนโลยีที่ทีมภายในองค์กรพัฒนาใช้ในแต่ละโรงงานไว้ในแคตตาล็อกกลางที่พนักงานค้นหาได้เอง ลูกค้าเป็นผู้ผลิตชิ้นส่วนยานยนต์ในไทยที่มีหลายโรงงาน แต่ละเรื่องในแคตตาล็อกต้องบอกวิธีใช้งาน ปัญหาที่แก้ และโรงงานที่นำไปใช้แล้ว

เมื่อทีมของอีกโรงงานหนึ่งเห็นปัญหา วิธีแก้ ต้นทุน ข้อจำกัด และผู้ติดต่อในที่เดียว ทีมนั้นตัดสินใจได้ว่าจะนำงานไปใช้ต่อหรือไม่ และรู้ว่าต้องคุยกับใคร แคตตาล็อกนี้จึงเป็นทะเบียนองค์ความรู้ของงานปรับปรุง ทั้งเรื่องที่ใช้งานจริงแล้วและเรื่องที่กำลังพัฒนา

ข้อกำหนดและข้อจำกัด

ระบบต้องเปิดให้พนักงานเพิ่มข้อมูลเองได้ และต้องอยู่บนเครื่องมือที่องค์กรใช้อยู่แล้ว ข้อกำหนดหลักจากเอกสารความต้องการมีดังนี้

• แต่ละเทคโนโลยีต้องเก็บที่มาของปัญหา วัตถุประสงค์ ความยาก ต้นทุน เวลารอบการผลิต ข้อจำกัด รูปภาพ ไฟล์แนบ และผู้ติดต่อ
• พนักงานทั่วไปเพิ่มและดูข้อมูลได้ ส่วนการแก้ไข ลบ และประกาศเป็นสิทธิ์ของผู้ดูแล
• รายการใหม่ต้องผ่านการตรวจของผู้ดูแลก่อนแสดงให้ทุกคนเห็น
• ต้องแสดงได้ว่าแต่ละเทคโนโลยีใช้อยู่ที่โรงงานไหน แยกตามกระบวนการ
• ระบบต้องสร้างบน Microsoft Power Platform ที่องค์กรใช้อยู่ และเก็บข้อมูลใน SharePoint ขององค์กร เพื่อให้ทีมของลูกค้าดูแลและปรับแก้ต่อเองได้

ทำไมเลือกสร้างบน Power Apps และ SharePoint

เราเลือก Power Apps และ SharePoint เพราะลูกค้ากำหนดให้ระบบอยู่บน Microsoft Power Platform ที่องค์กรใช้อยู่ เพื่อให้ทีมของลูกค้าดูแลและปรับแก้แอปต่อเองได้หลังส่งมอบ ข้อมูลทุกเรื่องอยู่ในรายการ SharePoint ขององค์กร และขั้นตอนแจ้งผู้ดูแลทำด้วย Power Automate

ขั้นตอนให้ผู้ดูแลตรวจก่อนประกาศช่วยให้ข้อมูลในแคตตาล็อกมีรูปแบบเดียวกัน ขณะที่พนักงานยังเพิ่มเรื่องใหม่ได้เอง ไม่ต้องส่งให้ผู้ดูแลพิมพ์แทน

สิ่งที่ส่งมอบ

เราส่งมอบแอป Power Apps ตาม 12 กลุ่มความต้องการ พร้อมขั้นตอนแจ้งผู้ดูแลด้วย Power Automate และคู่มือการใช้งาน ขั้นตอนการทำงานของแอปมีดังนี้

1. 1

   ลงทะเบียนเทคโนโลยีหนึ่งเรื่องต่อหนึ่งแผ่น

   ผู้พัฒนากรอกหน้า Technology Detail Specification เช่น บริษัทและหน่วยงาน กระบวนการ ที่มาของปัญหาก่อนและหลังปรับปรุง วัตถุประสงค์ ความยาก ต้นทุน เวลารอบการผลิต ข้อจำกัด รูปภาพ ไฟล์แนบ คำค้น และผู้ติดต่อ

2. 2

   แจ้งผู้ดูแลทางอีเมล

   เมื่อกดส่ง Power Automate ส่งอีเมลให้ผู้ดูแลที่ลงชื่อไว้ในหน้าผู้ดูแล รายการใหม่ยังไม่แสดงให้คนอื่นเห็นในขั้นนี้

3. 3

   ผู้ดูแลตรวจ เติมข้อมูล และกดประกาศ

   ผู้ดูแลตรวจความถูกต้องของข้อมูลที่ส่งมา เติมข้อมูลส่วนที่ผู้ดูแลรับผิดชอบ เช่น เลขแผนผังและประเภทการพัฒนา (Common หรือ Individual) แล้วกดประกาศ (Announce) รายการจึงขึ้นในหน้าสรุป หน้าค้นหา และแผนผัง

4. 4

   ค้นหาและกรอง

   หน้า Catalog Search ค้นด้วยคำจากช่องข้อมูลเกือบทุกช่อง กรองได้ 8 แบบ เช่น หมวด กระบวนการ ระดับ (Rank) โรงงาน ผลิตภัณฑ์ และสถานะ และนับจำนวนรายการทั้งหมด รายการที่ใช้งานจริง และรายการที่กำลังพัฒนาให้เห็นทันที

5. 5

   ดูว่าโรงงานไหนใช้อะไร

   แผนผัง (MAP) 3 กระบวนการ ได้แก่ งานเพิ่มผลผลิต (Productivity improvement) งานตรวจสอบด้วยกล้อง (Vision Inspection) และงานหยิบวางชิ้นงานด้วยหุ่นยนต์ (Load Unload) แสดงเทคโนโลยีและโรงงานที่นำไปใช้ และอัปโหลดภาพผังได้ ผู้ใช้คลิกชื่อโรงงานเพื่อเปิดรายละเอียดของเรื่องนั้น แต่ละเรื่องยังมีปุ่มให้คะแนน (Rating) และแสดงคะแนนเฉลี่ยด้วย

นอกจากขั้นตอนข้างต้น แอปยังมีส่วนอื่นที่ส่งมอบดังนี้

• หน้าเริ่มต้นบนไซต์ SharePoint ของลูกค้า: ปุ่มลิงก์เข้าสู่แอป
• หน้าสรุป: รายการเทคโนโลยีที่ประกาศแล้ว พร้อมคอลัมน์ผู้พัฒนา (Developer) และโรงงานที่ขยายผล (Expansion Plant) ที่เพิ่มตามคำขอเปลี่ยนแปลงของลูกค้า
• หน้าคู่มือและองค์ความรู้: ลิงก์กับคลังคู่มือใน SharePoint
• หน้าผู้ดูแล: กำหนดรายชื่อผู้ดูแลที่รับอีเมลและมีสิทธิ์ประกาศ
• คู่มือการใช้งาน ส่งมอบเมื่อ 3 ก.ย. 2567

งานนี้ใช้เวลาเท่าไร และทำตามขั้นตอนใด

งานนี้ทำในช่วง ส.ค.–ก.ย. 2567 ตั้งแต่พัฒนาตามเอกสารความต้องการ ทดสอบ ปรับตามคำขอของลูกค้า จนถึงส่งมอบคู่มือ ลำดับงานมีดังนี้

1. พัฒนาแอปตาม 12 กลุ่มความต้องการ
2. ประชุมติดตามงาน: ทีมของลูกค้าทดลองใช้ด้วยสิทธิ์ผู้ใช้ทั่วไป และขอให้รายการใหม่แสดงผลหลังผู้ดูแลตรวจและกดประกาศแล้วเท่านั้น
3. ปรับระบบตามคำขอของลูกค้า เช่น เพิ่มคอลัมน์ผู้พัฒนาและโรงงานที่ขยายผลในหน้าสรุป แล้วทดสอบครบทุกข้อ บันทึกในรายงานทดสอบซอฟต์แวร์ลงวันที่ 26 ส.ค. 2567
4. ส่งมอบคู่มือการใช้งานเมื่อ 3 ก.ย. 2567

ผลที่ยืนยันได้จากการทดสอบและส่งมอบ

ทีมทดสอบของเราตรวจระบบ Tech Catalog ครบทุกข้อตาม 12 กลุ่มความต้องการ และบันทึกในรายงานทดสอบซอฟต์แวร์ลงวันที่ 26 ส.ค. 2567 คอลัมน์ที่เพิ่มตามคำขอเปลี่ยนแปลงของลูกค้าผ่านการตรวจในรายงานเดียวกัน เราส่งมอบคู่มือการใช้งาน และโครงการแล้วเสร็จในปี 2567

เคสนี้ไม่มีตัวเลขวัดผลการใช้งาน เช่น จำนวนเรื่องที่ลงทะเบียน หรือเวลาที่ใช้ค้นหา เราจึงรายงานเฉพาะผลที่มีเอกสารยืนยัน

สิ่งที่เราเรียนรู้

งานนี้ให้หลักการ 3 ข้อสำหรับแคตตาล็อกองค์ความรู้ที่พนักงานเพิ่มข้อมูลเอง

• ตกลงช่องข้อมูลของแบบฟอร์มลงทะเบียนให้ชัดก่อนสร้างหน้าจออื่น เพราะการค้นหา ตัวกรอง ตัวนับ และแผนผัง อ้างอิงช่องข้อมูลชุดเดียวกัน
• แคตตาล็อกที่ทุกคนเพิ่มข้อมูลได้ต้องมีผู้ตรวจที่ระบุชื่อ และรายการใหม่ต้องไม่แสดงก่อนผู้ตรวจประกาศ ในงานนี้ลูกค้าขอปรับขั้นตอนนี้หลังทดลองใช้ด้วยสิทธิ์ผู้ใช้ทั่วไป
• นำคำขอเปลี่ยนแปลงของลูกค้าเข้ารอบทดสอบเดียวกับงานหลัก เพื่อให้รายงานทดสอบฉบับเดียวครอบคลุมทั้งระบบ ในงานนี้คอลัมน์ที่เพิ่มตามคำขอของลูกค้าผ่านการตรวจในรายงานทดสอบฉบับเดียวกัน

นำแนวทางนี้ไปใช้กับองค์กรของคุณได้อย่างไร

ถ้าองค์กรของคุณมีหลายโรงงานหรือหลายหน่วยงานที่พัฒนางานปรับปรุงขึ้นใช้เอง และใช้ Microsoft Power Platform กับ SharePoint อยู่แล้ว คุณใช้แนวทางเดียวกับเคสนี้ได้ คือแบบฟอร์มหนึ่งเรื่องต่อหนึ่งแผ่น ผู้ดูแลตรวจก่อนประกาศ และหน้าค้นหาพร้อมตัวกรอง ส่วนที่ต้องปรับคือช่องข้อมูล กระบวนการในแผนผัง และรายชื่อผู้ดูแล

• ตรวจสิทธิ์ใช้งาน Power Apps, Power Automate และ SharePoint ในบัญชี Microsoft ขององค์กร
• กำหนดว่าใครเป็นผู้ดูแลระบบหลังส่งมอบ และใครเป็นผู้ตรวจรายการใหม่
• วางผู้ตรวจให้ประกาศรายการใหม่ทันเวลา เพื่อไม่ให้รายการค้างรอนานจนผู้ลงทะเบียนเลิกใช้