タイの自動車部品メーカー向けGoogle Cloud部門別経費予実比較Webアプリ

課題の背景

この課題は、実績と予算目標が別々のExcelレポートファイルに分かれていたことから生じました。実績は詳細な経費実績レポートに、目標は部門別の勘定科目別経費管理ファイルにあります。そのため、システムは表示の前に、両方のファイルの金額を部門ごとに照合する必要があります。

このシステムは、複数のソースにある社内データをGCP（GoogleのクラウドサービスであるGoogle Cloud Platform）上の単一のデータベースに統合したいという顧客のプロジェクトの一部です。そのため、経費追跡システムは顧客自身のGCP内で稼働する必要がありました。同じ一連の業務で、当社はKPI、不良、売上、利益をまとめたGoogle Cloud上の統合データベース上の他のモジュールも開発しました。

要件と制約

システムは顧客が保有するExcelレポートファイルを入力データとして使用し、顧客のGCP内で稼働する必要がありました。主な要件と制約は次のとおりです。

• ユーザーがアップロードした実績ファイルと目標ファイルを読み取り、部門コード（Department Code）で実績と目標を照合します。
• 日次実績と月累計を目標と対比して表示し、部門別に結果を集計します。
• 顧客が定めた部門グループ分けファイルに基づき、部門をDirect、Indirect、SGAの3つのグループに分けます。
• 顧客のGCP内に導入し、組織の情報セキュリティポリシー（IS）に従います。
• 元ファイルの列名、部門名、部門コードは一致している必要があります。プロジェクト期間中、顧客はまず一部のファイルで列を調整し、部門コードを追加する必要がありました。

このシステムは既存のExcelファイルをどのように読み取り、実績と目標を比較するのですか

このシステムは、ユーザーがアップロードしたExcelレポートファイルを読み取り、部門ごとに金額を集計して目標と比較し、Webブラウザ上にグラフと表で表示します。そのため、既存のファイルを入力データとして使用できます。ただし、システムは列名と部門コードに基づいて読み取るため、ファイルは毎回同じ形式を保つ必要があります。

要件に基づき、システムは既存のExcelファイルを入力データとして使用し、顧客のGCP内で稼働します。Docker（別のマシンへ移せる、分離型のプログラム導入パッケージ）としてCloud Run上に導入し、データはCloud SQL（Google Cloud上のデータベース）に、ファイルはGoogle Cloud Storage（Google Cloud上のファイル保存先であるGCS）に保存します。

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   実績ファイルと目標ファイルをアップロード

   KPI Target SettingというKPI（業績指標）の目標設定画面で、ユーザーは経費実績レポートファイルと、目標として使う部門別の勘定科目別経費管理ファイルをアップロードします。システムはファイルをGCSに、読み取ったデータをCloud SQLに保存します。

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   日次実績を目標と対比して確認

   Expense Budget Control As of Today画面は、日次の経費と月累計を目標と対比して表示し、DirectとIndirectの部門グループに分けて示します。実績が目標を超えると棒グラフは赤になり、勘定科目、部門、経費項目で絞り込んで確認できます。

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   評価付きの部門別サマリー

   Expense Summary画面は、各部門の目標、実績、差額、比率を、Direct、Indirect、SGAに分けて表示します。システムは実績が目標を超えていなければO、超えていればXと判定します。ユーザーは編集ボタン（Edit）を押して、部門ごとの分析を表に記録できます。

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   KPI全体をひとつの画面で確認

   現在および月次のKPIサマリー画面は、経費画面から目標と実績を取得し、ステータスを色で表示します。ユーザーは評価結果を押して詳細画面を開くことができます。

納入物

当社は、顧客のGCP内に導入したWebアプリを、プロジェクト完了時のシステム概要文書とともに納品しました。各画面の動作は、前の見出しの手順に記載しています。

• 顧客のGCP内のWebアプリ。KPI Target Setting、Expense Budget Control As of Today、Expense Summary、および現在・月次のKPIサマリー画面があります。
• プロジェクト完了時のシステム概要文書

手順と変更要求

この業務では、開発中からプロジェクト完了後まで変更要求（Change Requirement）が発生しました。当社は各要求を変更要求文書として記録しました。文書のある作業の流れは次のとおりです。

1. 2023年9月、開発中: ユーザーから全部門の月次経費レポート画面の追加要望があり、当社は変更要求として記録しました。
2. 2023年9月: システム概要文書とともにプロジェクトを完了しました。
3. プロジェクト完了後: データの正確性を確認し、ユーザーの意見（feedback）に基づいて修正しました。
4. 2023年12月: Expense Summary画面向けの最新の変更要求を作成しました。たとえば、コメントに添える理由の区分（予算超過、支出時期のずれ、節約、予算どおり）です。

Web画面の数値は既存のExcelレポートと一致していますか

2023年9月のプロジェクト完了文書は、経費追跡Webアプリがユーザーのサンプルファイル（2023年6月のデータ）から読み取った値がExcelレポートと一致したとまとめています。テストではユーザーのサンプルファイルを使用し、Web画面の結果を既存のExcelレポートと比較しました。

テスト中、一部の計算結果がユーザーの正解値と一致しなかったため、双方で検収方法を改めて取り決めました。プロジェクト完了後も、当社はユーザーとともにデータの正確性の確認を続けました。この事例にはビジネス効果を測定した数値がないため、文書で裏付けられた結果のみを報告しています。

私たちが学んだこと

この業務から、既存のレポートファイルを読み取ってWeb上に表示するシステムについて、3つの原則が得られました。

• データを照合する前に、すべてのファイルに共通キーが必要です。この業務ではグループ分けファイルの部門名が入力ファイルと一致しなかったため、システムは部門コードを照合キーとして使用し、顧客は事前に元ファイルを揃えました。
• テスト開始前に正解値と検収方法を取り決めます。正解値と結果の比較方法が明確でないと、計算結果の不一致によって、この業務で起きたように、プロジェクトの途中で検収方法を取り決め直す必要が生じます。
• 新しいビューの要望は開発中に発生することがあり、当初の範囲とは別に変更要求文書として記録することが望まれます。この業務では全部門の経費レポート画面の要望が開発中に発生し、当社はそれを変更要求として記録しました。

この手法をお客様の業務に適用する方法

貴社がすでに経費レポートと予算目標をExcelファイルで管理している場合は、この事例と同じアプローチを使用できます。既存のファイルをアップロードし、部門コードで実績と目標を照合して、日次、月次、部門別に結果を表示します。調整が必要なのは、ファイル形式、部門のグループ分け、計算式、システムの導入先です。

• 実際に使用するサンプルファイルと正しい計算結果（正解値）を用意し、検収基準を明確に取り決めます。
• 開発開始前に、累計実績と累計目標の計算式、および部門のグループ分けを取り決めます。
• システムを組織自身のクラウドに導入する必要がある場合は、組織側のクラウドの権限とセキュリティポリシーを準備します。
• 変更要求を受け付ける手順を最初に定めておきます。この事例のように、レポート画面の追加要望が開発中に発生する場合があるためです。