Aplikasi web Google Cloud untuk membandingkan biaya aktual dan target per departemen bagi produsen komponen otomotif di Thailand
Pelanggan: Pengeluar komponen otomotif (konglomerat Jepang)
Aplikasi web ini membaca laporan biaya Excel yang sudah dimiliki organisasi, lalu menampilkan perbandingan aktual dan target harian, bulanan, dan per departemen. Kami mengembangkan dan memasangnya di Google Cloud untuk produsen komponen otomotif di Thailand. Proyek selesai pada September 2023.
- File laporan ExcelBiaya aktual + target
- Unggah ke aplikasi webNext.js + FastAPI di Cloud Run
- Cloud SQL + GCSMenyimpan data dan file
- Dasbor biaya dibandingkan targetHarian, bulanan, per departemen
- Hasil penilaian O/X dan komentarHalaman Expense Summary
- Industri
- Otomotif
- Tahun
- 2023
- lingkup pekerjaan
- Merancang dan mengembangkan aplikasi web pemantauan biaya di GCP milik pelanggan, mencakup halaman pemantauan biaya harian dan bulanan, halaman ringkasan biaya per departemen yang dipisahkan menjadi 3 kelompok departemen, halaman penetapan target dan unggah file, serta halaman ringkasan hasil KPI, beserta dokumen ringkasan sistem saat penutupan proyek.
Ringkasan
- Kasus ini adalah aplikasi web yang membaca file laporan biaya Excel yang sudah dimiliki produsen komponen otomotif di Thailand, lalu menampilkan angka aktual dibandingkan target di halaman web.
- Pengguna dapat melihat biaya secara harian, kumulatif bulanan, dan per departemen, yang dipisahkan menurut 3 kelompok departemen, yaitu Direct, Indirect, dan SGA. Grafik batang berubah menjadi merah saat angka aktual melebihi target.
- Sistem berjalan di GCP (Google Cloud Platform) milik pelanggan, dipasang sebagai Docker di Cloud Run, menyimpan data di Cloud SQL, dan menyimpan file di Google Cloud Storage.
- Dokumen penutupan proyek bulan September 2023 menyimpulkan bahwa sistem membaca nilai dari file contoh milik pengguna dengan hasil yang sesuai dengan laporan Excel.
- Sistem mencocokkan angka aktual dengan target berdasarkan kode departemen, sehingga semua file sumber harus menggunakan nama kolom dan kode departemen yang sama.
Permasalahan di lapangan
Angka biaya aktual dan target anggaran setiap departemen tersimpan dalam beberapa set file laporan Excel. Pelanggan ingin melihat dalam satu halaman departemen mana yang pengeluarannya melebihi target, baik angka harian maupun angka kumulatif bulanan, yang dipisahkan menurut 3 kelompok departemen, yaitu Direct, Indirect, dan SGA.
Apa yang kami lakukan
Kami mengembangkan aplikasi web dengan Next.js dan Python FastAPI (alat untuk membangun halaman web dan sistem backend), yang dipasang di Google Cloud Run (layanan untuk menjalankan program di Google Cloud) dalam GCP (Google Cloud Platform) milik pelanggan. Pengguna mengunggah file angka aktual dan file target, lalu sistem menampilkan angka harian, angka kumulatif, dan ringkasan per departemen beserta hasil penilaian O/X. Grafik batang berubah menjadi merah saat angka aktual melebihi target.
Hasil
Kami menutup proyek beserta dokumen ringkasan sistem pada September 2023. Dokumen penutupan proyek menyimpulkan bahwa sistem membaca nilai dari file contoh milik pengguna (data bulan Juni 2023) dengan hasil yang sesuai dengan laporan Excel. Setelah penutupan proyek, kami juga memeriksa kebenaran data, melakukan perbaikan sesuai masukan pengguna, dan menyusun permintaan perubahan terbaru pada Desember 2023.
Latar belakang permasalahan
Kebutuhan ini muncul karena angka aktual dan target anggaran berada dalam set file laporan Excel yang berbeda. Angka aktual terdapat dalam laporan biaya aktual terperinci, sedangkan target terdapat dalam file pengendalian biaya per akun menurut departemen. Karena itu, sebelum menampilkan hasil, sistem harus terlebih dahulu mencocokkan angka dari kedua set file tersebut menurut departemen.
Sistem ini merupakan bagian dari proyek di mana pelanggan ingin menggabungkan data internal organisasi dari berbagai sumber ke dalam satu basis data di GCP (Google Cloud Platform, layanan cloud dari Google). Karena itu, sistem pemantauan biaya harus berjalan di GCP milik pelanggan sendiri. Dalam paket pekerjaan yang sama, kami juga mengembangkan modul lain di basis data pusat di Google Cloud yang menggabungkan KPI produk cacat, penjualan, dan laba.
Persyaratan dan batasan
Sistem harus menggunakan file laporan Excel yang sudah dimiliki pelanggan sebagai data masukan dan harus berjalan di GCP milik pelanggan. Persyaratan dan batasan utama adalah sebagai berikut.
- Membaca file angka aktual dan file target yang diunggah pengguna, lalu mencocokkan angka aktual dengan target berdasarkan kode departemen (Department Code)
- Menampilkan angka harian dan angka kumulatif bulanan dibandingkan target, serta ringkasan hasil per departemen
- Mengelompokkan departemen ke dalam 3 kelompok, yaitu Direct, Indirect, dan SGA, sesuai file pengelompokan departemen yang ditetapkan pelanggan
- Dipasang di GCP milik pelanggan dan tunduk pada kebijakan keamanan informasi (IS) organisasi
- Nama kolom, nama departemen, dan kode departemen dalam file sumber harus sesuai. Selama proyek, pelanggan terlebih dahulu harus menyesuaikan kolom dan menambahkan kode departemen pada beberapa file.
Apa itu Direct, Indirect, dan SGA dalam sistem ini?
Dalam sistem ini, Direct, Indirect, dan SGA (Selling, General and Administrative, atau pekerjaan penjualan dan administrasi) adalah kelompok departemen. Sistem memasukkan setiap departemen ke dalam kelompok sesuai file yang ditetapkan pelanggan, lalu menjumlahkan biaya menurut kelompok. Karena itu, nama departemen dalam file pengelompokan harus sesuai dengan file data masukan.
Bagaimana sistem ini membaca file Excel yang ada dan membandingkan angka aktual dengan target?
Sistem ini membaca file laporan Excel yang diunggah pengguna, menjumlahkan angka menurut departemen, lalu membandingkannya dengan target dan menampilkannya sebagai grafik dan tabel di peramban web. Dengan demikian, sistem dapat menggunakan set file yang ada sebagai data masukan, tetapi format file harus tetap sama setiap kali digunakan, karena sistem membaca berdasarkan nama kolom dan kode departemen.
Sesuai persyaratan, sistem menggunakan set file Excel yang ada sebagai data masukan dan berjalan di GCP milik pelanggan, dengan dipasang sebagai Docker (paket instalasi program terpisah yang dapat dipindahkan antarmesin) di Cloud Run, menyimpan data di Cloud SQL (basis data di Google Cloud), dan menyimpan file di Google Cloud Storage (GCS, tempat penyimpanan file di Google Cloud).
- 1
Unggah file angka aktual dan file target
Pada halaman penetapan target KPI (indikator kinerja) bernama KPI Target Setting, pengguna mengunggah file laporan biaya aktual dan file pengendalian biaya per akun menurut departemen yang digunakan sebagai target. Sistem menyimpan file di GCS dan menyimpan data yang berhasil dibaca di Cloud SQL.
- 2
Melihat angka harian dibandingkan target
Halaman Expense Budget Control As of Today menampilkan biaya harian dan angka kumulatif bulanan dibandingkan target, dipisahkan menurut kelompok departemen Direct dan Indirect. Batang grafik berwarna merah saat angka aktual melebihi target, dan tampilan dapat difilter menurut akun, departemen, atau item biaya.
- 3
Ringkasan per departemen beserta hasil penilaian
Halaman Expense Summary menampilkan target, angka aktual, selisih, dan rasio setiap departemen, dipisahkan menurut Direct, Indirect, dan SGA. Sistem memberikan hasil O jika angka aktual tidak melebihi target dan X jika melebihi target. Pengguna dapat menekan tombol ubah (Edit) untuk mencatat analisis setiap departemen di dalam tabel.
- 4
Melihat hasil KPI keseluruhan dalam satu halaman
Halaman ringkasan hasil KPI terkini dan bulanan mengambil target dan angka aktual dari halaman biaya, lalu menampilkan statusnya dengan warna. Pengguna dapat menekan hasil penilaian untuk membuka halaman detail.
Hasil serah terima
Kami menyerahkan aplikasi web yang dipasang di GCP milik pelanggan, beserta dokumen ringkasan sistem saat penutupan proyek. Cara kerja setiap halaman dijelaskan pada langkah-langkah di bagian sebelumnya.
- Aplikasi web di GCP milik pelanggan, dengan halaman KPI Target Setting, Expense Budget Control As of Today, Expense Summary, serta halaman ringkasan hasil KPI terkini dan bulanan
- Dokumen ringkasan sistem saat penutupan proyek
Tahapan dan permintaan perubahan
Pekerjaan ini memiliki permintaan perubahan (Change Requirement) sejak tahap pengembangan hingga setelah penutupan proyek. Kami mencatat setiap permintaan sebagai dokumen permintaan perubahan. Urutan pekerjaan yang terdokumentasi adalah sebagai berikut.
- September 2023, selama pengembangan: pengguna meminta penambahan halaman laporan biaya bulanan untuk semua departemen, dan kami mencatatnya sebagai permintaan perubahan.
- September 2023: penutupan proyek beserta dokumen ringkasan sistem.
- Setelah penutupan proyek: pemeriksaan kebenaran data dan perbaikan sesuai masukan pengguna (feedback).
- Desember 2023: penyusunan permintaan perubahan terbaru untuk halaman Expense Summary, misalnya kategori alasan pendukung komentar (melebihi anggaran, pengeluaran tidak sesuai periode, dapat berhemat, atau sesuai anggaran).
Apakah angka di halaman web sesuai dengan laporan Excel yang ada?
Dokumen penutupan proyek bulan September 2023 menyimpulkan bahwa aplikasi web pemantauan biaya membaca nilai dari file contoh milik pengguna (data bulan Juni 2023) dengan hasil yang sesuai dengan laporan Excel. Pengujian menggunakan file contoh dari pengguna, lalu hasil di halaman web dibandingkan dengan set laporan Excel yang ada.
Selama pengujian, sebagian hasil perhitungan tidak sesuai dengan hasil acuan pengguna, sehingga kedua pihak menyepakati ulang metode pemeriksaan penerimaan. Setelah penutupan proyek, kami masih terus memeriksa kebenaran data bersama pengguna. Kasus ini tidak memiliki angka pengukuran hasil bisnis, sehingga kami hanya melaporkan hasil yang didukung dokumen.
Pelajaran yang kita dapatkan
Pekerjaan ini memberikan 3 prinsip untuk sistem yang membaca file laporan yang ada untuk ditampilkan di web.
- Semua file harus memiliki kunci yang sama sebelum data dicocokkan. Dalam pekerjaan ini, nama departemen dalam file pengelompokan tidak sesuai dengan file data masukan, sehingga sistem menggunakan kode departemen sebagai pencocok, dan pelanggan terlebih dahulu menyesuaikan file sumber agar selaras.
- Sepakati hasil acuan dan metode pemeriksaan penerimaan sebelum pengujian dimulai. Jika hasil acuan dan cara membandingkan hasil belum jelas, hasil perhitungan yang tidak sesuai akan membuat metode pemeriksaan penerimaan harus disepakati ulang di tengah proyek, seperti yang terjadi dalam pekerjaan ini.
- Permintaan tampilan baru dapat muncul selama pengembangan dan sebaiknya dicatat sebagai dokumen permintaan perubahan yang terpisah dari ruang lingkup awal. Dalam pekerjaan ini, permintaan halaman laporan biaya untuk semua departemen muncul selama pengembangan, dan kami mencatatnya sebagai permintaan perubahan.
Cara menerapkan pendekatan ini pada pekerjaan Anda
Jika organisasi Anda sudah memiliki laporan biaya dan target anggaran dalam file Excel, Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama dengan kasus ini, yaitu mengunggah file yang ada, mencocokkan angka aktual dengan target berdasarkan kode departemen, lalu menampilkan hasil harian, bulanan, dan per departemen. Bagian yang perlu disesuaikan adalah format file, pengelompokan departemen, rumus perhitungan, dan lokasi pemasangan sistem.
Bagian yang dapat digunakan kembali dan bagian yang perlu disesuaikan
| Bagian sistem | Dapat digunakan kembali | Perlu disesuaikan ketika |
|---|---|---|
| Data masukan | Unggah file laporan Excel, baik angka aktual maupun target | File Anda memiliki kolom atau kode departemen yang berbeda dari kasus ini, sehingga format file perlu disepakati ulang |
| Pengelompokan | Penjumlahan angka menurut kelompok departemen berdasarkan file pengelompokan yang ditetapkan organisasi | Organisasi Anda membagi kelompok secara berbeda dari Direct, Indirect, dan SGA, sehingga file pengelompokan perlu ditetapkan ulang |
| Visualisasi | Halaman angka harian, angka kumulatif, ringkasan per departemen, dan hasil penilaian O/X | Rumus angka kumulatif atau target kumulatif Anda berbeda dari kasus ini, sehingga rumus perlu disepakati sebelum pengembangan |
| Pemasangan | Docker di Cloud Run dengan Cloud SQL dan GCS di GCP organisasi | Organisasi Anda tidak menggunakan GCP atau ingin menyimpan data di server di pabrik, sehingga pemasangan perlu dirancang ulang |
- Siapkan file contoh yang benar-benar digunakan beserta hasil perhitungan yang benar (hasil acuan), dan sepakati kriteria penerimaan dengan jelas
- Sepakati rumus angka kumulatif, target kumulatif, dan pengelompokan departemen sebelum pengembangan dimulai
- Siapkan hak akses dan kebijakan keamanan cloud di sisi organisasi jika sistem harus dipasang di cloud milik organisasi sendiri
- Susun prosedur penerimaan permintaan perubahan sejak awal, karena permintaan halaman laporan tambahan dapat muncul selama pengembangan, seperti dalam kasus ini
Baca selengkapnya
- Layanan pengembangan sistem khusus
- Layanan pengelolaan dan integrasi data
- Data Lakehouse & Pipeline: repositori data pusat yang menggabungkan data dari berbagai sistem
- Kasus basis data pusat di Google Cloud yang menggabungkan KPI produk cacat, penjualan, dan laba
- Kasus aplikasi web P-Chart untuk pencatatan produk cacat di server pabrik
- Artikel: menyimpan data pabrik di On-Premise atau cloud, bagaimana memilihnya
Teknologi yang digunakan
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah cara penyusunan laporan biaya yang ada harus diubah?
File laporan Excel yang ada dapat digunakan sebagai data masukan, tetapi sebagian file mungkin perlu disesuaikan terlebih dahulu. Dalam kasus ini, pengguna mengunggah file laporan ke aplikasi web, lalu sistem menghitung angka kumulatif dan membandingkannya dengan target. Selama proyek, kolom dan nama departemen perlu disesuaikan serta kode departemen (Department Code) perlu ditambahkan dalam file agar sesuai. Setelah itu, format file harus tetap, karena sistem membaca berdasarkan nama kolom dan kode departemen.
Di mana sistem dipasang dan teknologi apa yang digunakan?
Dalam kasus ini, sistem dipasang di GCP (Google Cloud Platform) milik pelanggan. Antarmuka dibangun dengan Next.js, sedangkan sistem backend menggunakan Python FastAPI yang berjalan sebagai Docker (paket instalasi program modular yang dapat dipindahkan antarmesin) di Cloud Run (layanan untuk menjalankan program di Google Cloud). Data disimpan di Cloud SQL (basis data di Google Cloud) dan file disimpan di Google Cloud Storage (GCS).
Bagaimana cara memeriksa bahwa angka di halaman web sudah benar?
Hasil di halaman web dibandingkan dengan laporan Excel yang sudah ada menggunakan file contoh dari pengguna. Dalam kasus ini, kami menyusun daftar pemeriksaan penerimaan (Exit Criteria) sesuai dengan setiap persyaratan. Selama pengujian, sebagian hasil tidak sesuai dengan kunci jawaban pengguna, sehingga kedua pihak menyepakati metode penerimaan yang baru. Dokumen penutupan proyek bulan September 2023 menyimpulkan bahwa sistem membaca nilai sesuai dengan laporan. Setelah itu, kami masih terus memeriksa kebenaran data dan melakukan perbaikan sesuai dengan masukan pengguna.
Apakah halaman laporan atau tampilan baru dapat ditambahkan di kemudian hari?
Bisa, dengan mencatatnya sebagai permintaan perubahan (Change Requirement) dan menyepakati ruang lingkupnya terlebih dahulu. Dalam kasus ini, selama pengembangan, pengguna meminta penambahan halaman laporan biaya bulanan seluruh departemen. Setelah proyek ditutup, kami menyusun permintaan perubahan edisi Desember 2023 untuk halaman Expense Summary, misalnya kategori alasan pendukung pendapat.
Berapa harga dan durasi pengembangannya?
Tidak ada harga tetap; harga bergantung pada jumlah halaman, rumus perhitungan, dan kesiapan file data sumber. Hubungi kami untuk meminta penawaran harga. Kami melakukan penilaian berdasarkan file contoh dan kebutuhan Anda.
