Aplikasi web basis data terpusat dan dasbor KPI di Google Cloud untuk produsen komponen otomotif di Thailand

Latar belakang permasalahan

Pelanggan ingin menggabungkan data internal organisasi ke dalam satu basis data di GCP milik perusahaan, lalu melihat KPI berbagai aspek dari satu situs web. Sebelum pekerjaan dimulai, data setiap aspek berada dalam set file laporan yang berbeda dari berbagai sistem.

Pelanggan ingin karyawan menggunakan web yang sama, baik untuk menginput data lapangan maupun melihat dasbor. Karena itu, fase pertama dimulai dari KPI kerugian internal dan produk cacat, baru kemudian menambahkan data divisi lain ke dalam sistem yang sama.

Persyaratan dan batasan

Sistem harus berjalan di Google Cloud Platform (GCP) milik pelanggan dan harus memenuhi persyaratan divisi TI pelanggan. Persyaratan dan batasan utamanya adalah sebagai berikut.

• Data disimpan di GCP milik perusahaan pelanggan, di bawah akun dan kebijakan organisasi.
• Beban pengelolaan server dikurangi seminimal mungkin, sehingga sistem terutama dibangun pada layanan cloud serverless (penyedia cloud yang mengelola server).
• Pengguna tetap membuat set file laporan Excel yang sudah ada dan menginput sebagian data lapangan melalui halaman web.
• Sistem yang dijalankan di cloud harus lolos formulir pemeriksaan keamanan dari divisi TI pelanggan dan harus meminta persetujuan sebelum setiap instalasi.
• Saat fase pertama dimulai, format file data masukan dan keluaran belum siap, dan terjadi perubahan persyaratan selama pengembangan.

Bagaimana sistem basis data pusat ini bekerja

Sistem ini menerima file laporan yang sudah ada ke dalam satu basis data, lalu menghitung KPI dan menampilkannya sebagai grafik dan tabel di peramban web. Kami memilih menerima file dengan format yang sudah ada karena sebagian besar data sudah tersedia dalam set file laporan tersebut, sehingga halaman input di web hanya dibuka untuk data lapangan yang belum ada dalam laporan.

Pelanggan juga ingin mengurangi pekerjaan pengelolaan server, sehingga sistem menggunakan layanan yang dikelola GCP, seperti Cloud Run dan Cloud SQL, untuk mengurangi pekerjaan pengelolaan server. Alur kerja sistem adalah sebagai berikut.

1. 1

   Memasukkan data ke dalam sistem

   Pengguna mengunggah file laporan Excel dan file rencana perbaikan (PDF) melalui halaman unggah. Data lapangan, seperti jumlah produk cacat dan output per jam untuk setiap Part No. (kode komponen), diinput melalui halaman Defect Record Sheet dan Production Today.

2. 2

   Menghitung KPI secara otomatis

   Halaman Overall Summary menghitung Internal Loss dan tingkat produk cacat sesuai periode yang dipilih, yaitu harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Halaman Business KPI Internal Loss menampilkan grafik per kelompok produk, nilai uang yang hilang, dan garis target yang ditetapkan pada halaman penetapan target KPI.

3. 3

   Melihat produk cacat yang harus ditangani lebih dulu

   Dasbor produk cacat memeringkat produk cacat yang paling sering terjadi, dan memungkinkan penanggung jawab mengisi penyebab, langkah perbaikan, dan tenggat penyelesaian untuk item peringkat teratas. Pengguna dapat mengeklik titik pada grafik untuk membuka file PDF yang dilampirkan.

4. 4

   Membandingkan rencana dengan output aktual

   Halaman Performance Analysis menghitung rencana produksi dari waktu siklus produksi yang ditetapkan pada halaman data master (Master Data), lalu membandingkannya dengan output aktual yang diinput, per shift, disertai pencatatan masalah yang menyebabkan waktu terbuang.

5. 5

   Mengendalikan keamanan sesuai formulir pemeriksaan pelanggan

   Pekerjaan keamanan di cloud mencakup firewall aplikasi web Cloud Armor (WAF), enkripsi SSL, program antivirus ClamAV, aturan kata sandi, pembatasan hak administrator sistem, log akses dan aktivitas, pencadangan basis data, serta pemisahan GCP untuk pengembangan dan produksi.

Hasil serah terima

Kami menyerahkan aplikasi web fase pertama di GCP milik pelanggan pada 2023, disertai panduan penggunaan dan dokumen administrasi sistem. Halaman utama fase pertama adalah sebagai berikut.

• Halaman ikhtisar (Overall Summary): Internal Loss dan tingkat produk cacat per periode
• Halaman unggah file laporan Excel dan file rencana perbaikan (PDF)
• Halaman penetapan target KPI dan halaman Business KPI Internal Loss per kelompok produk
• Halaman input dan dasbor pencatatan produk cacat (Defect Record Sheet)
• Halaman input output per jam (Production Today) dan halaman perbandingan rencana dengan output aktual per shift (Performance Analysis)
• Halaman data master (Master Data) dan halaman login pengguna

Bagaimana sistem ini berkembang dari fase pertama menjadi beberapa modul

Kami memperluas sistem ini dengan menambahkan modul setiap divisi ke dalam aplikasi web dan basis data yang sama secara bertahap. Setiap modul memiliki lingkup dan dokumen kebutuhan tersendiri. Pekerjaan keamanan menambahkan pemisahan GCP untuk pengembangan dan produksi, serta prosedur persetujuan sebelum instalasi, untuk menguji modul baru sebelum masuk ke sistem produksi. Urutan pekerjaannya adalah sebagai berikut.

1. Tahun 2023, fase pertama: KPI kerugian internal, produk cacat, output, dan data master; diserahkan dan penerimaannya ditandatangani
2. Tahun 2023, penyesuaian modul kerugian internal: melampirkan file PDF dalam tabel, mengunggah file dari halaman tabel, dan memeriksa data yang diunggah terhadap laporan produk cacat dan laporan output produksi, disertai peringatan di halaman unggah
3. Tahun 2023, modul penjualan dan laba: Sales Dashboard (rencana, realisasi, dan selisih), Profit Dashboard, dan Forecast, disertai halaman unggah dan ekspor data sesuai templat
4. Tahun 2023, pekerjaan keamanan di cloud sesuai formulir pemeriksaan divisi TI pelanggan
5. Tahun 2023–2024, modul kualitas: klaim dan keluhan dari pelanggan, klaim dari pasar, dan pengaturan email, berada dalam tahap revisi dan pemeriksaan kebenaran data pada awal 2024

Modul biaya untuk pelanggan yang sama merupakan pekerjaan terpisah dalam kasus lain. Baca selengkapnya di kasus aplikasi web pemantauan biaya aktual dibandingkan target per departemen

Hasil yang dapat dikonfirmasi dari dokumen penerimaan

Hasil yang dapat dikonfirmasi dari kasus ini adalah bahwa fase pertama telah diserahkan dan terdapat dokumen penerimaan yang ditandatangani perwakilan pelanggan, sedangkan modul yang ditambahkan kemudian hanya memiliki ringkasan status proyek kami. Setiap dokumen mengonfirmasi hal yang berbeda, sebagai berikut.

• Daftar periksa penerimaan pekerjaan (Exit Criteria Checklist) fase pertama: perwakilan pelanggan, pemeriksa yang bertanggung jawab, dan penanda tangan dari pihak kami menandatangani pada Juli 2023
• Dokumen serah terima pekerjaan: perwakilan pelanggan menandatangani penerimaan sistem fase pertama pada Agustus 2023
• Dokumen penutupan fase pertama: mencantumkan panduan penggunaan, dokumen administrasi sistem, dan daftar periksa penerimaan yang telah ditandatangani dalam daftar serah terima
• Ringkasan status proyek kami per akhir 2023: merupakan dokumen internal kami, bukan dokumen penerimaan pelanggan, dan merupakan satu-satunya sumber yang menyatakan status modul lanjutan

Modul yang ditambahkan setelah fase pertama belum memiliki dokumen penerimaan yang ditandatangani, sehingga kami tidak menyebut modul-modul ini telah lolos penerimaan. Daftar perbaikan tambahan setelah penerimaan fase pertama memiliki putaran pengujian ulang tersendiri. Kasus ini tidak memiliki angka pengukuran hasil bisnis, sehingga kami hanya melaporkan hasil yang memiliki dokumen pendukung.

Pelajaran yang kita dapatkan

Pekerjaan ini memberikan prinsip berikut untuk pekerjaan basis data pusat yang menerima data dari file laporan.

• Sepakati format file sumber sebelum pengembangan. Sistem yang membaca file laporan membaca nilai berdasarkan struktur file. Dalam pekerjaan ini, format file data masukan dan keluaran belum siap saat dimulai dan berubah selama pengembangan. Karena itu, pada pekerjaan berikutnya, kolom, kode, dan rumus KPI sebaiknya dikunci bersama pemilik angka, disertai file contoh nyata, sebelum mulai membangun sistem.
• Sistem yang menerima file unggahan harus memeriksa data terhadap laporan sumber. Dalam pekerjaan ini, lingkup penyesuaian modul kerugian internal mencakup pemeriksaan data terhadap laporan produk cacat dan laporan output produksi, disertai peringatan di halaman unggah, karena dasbor baru dapat digunakan untuk mengambil keputusan jika angkanya sesuai dengan laporan yang digunakan setiap divisi.
• Persyaratan keamanan divisi TI merupakan bagian dari sistem cloud, bukan pekerjaan tambahan di kemudian hari. Sistem yang dijalankan di cloud organisasi harus menjawab formulir pemeriksaan, mengatur firewall, menyimpan log penggunaan, dan memiliki prosedur persetujuan sebelum instalasi, sehingga hal-hal ini sebaiknya dimasukkan ke dalam lingkup pekerjaan sejak awal.

Cara menerapkan pendekatan ini pada pekerjaan Anda

Jika organisasi Anda memiliki laporan KPI berbagai aspek dalam beberapa set file Excel dan sudah memiliki akun cloud perusahaan, Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama dengan kasus ini, yaitu menerima file laporan yang sudah ada ke dalam basis data pusat, menghitung KPI, dan menampilkannya di satu situs web. Pendekatan ini cocok ketika setiap divisi menyimpan angka dalam filenya sendiri dan melihat gambaran keseluruhan harus menunggu seseorang mengumpulkan laporan terlebih dahulu. Bagian yang perlu disesuaikan adalah format file, rumus KPI, dan persyaratan keamanan organisasi Anda.

• Siapkan file laporan contoh yang sebenarnya untuk setiap set, dan pastikan berapa lama format file dapat dipertahankan.
• Sepakati rumus KPI serta kriteria hijau/merah dengan pemilik angka di setiap departemen sebelum pengembangan.
• Mintalah formulir pemeriksaan keamanan dari departemen teknologi informasi sejak awal, dan masukkan ke dalam lingkup pekerjaan.
• Mulailah dari modul dengan data yang paling siap, lalu sediakan putaran revisi berdasarkan feedback pengguna pada setiap modul.