บำรุงรักษาระบบ Active Directory ตามสัญญาจ้าง สำหรับหน่วยงานราชการ

ที่มาของโจทย์

งานนี้เป็นการบำรุงรักษาระบบ Active Directory ที่หน่วยงานใช้งานอยู่แล้ว ไม่ใช่การติดตั้งระบบใหม่ ผู้ใช้ต้องผ่านระบบนี้เพื่อเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์และยืนยันตัวตนกับระบบงานที่เชื่อมต่อไว้

ข้อกำหนดและข้อจำกัด

ข้อจำกัดหลักของงานนี้คือทุกงวดต้องมีหลักฐานให้หน่วยงานตรวจรับ และข้อมูลระบบต้องเป็นความลับ งานบำรุงรักษาไม่มีชิ้นงานให้ตรวจ รายงานจึงเป็นสิ่งที่หน่วยงานใช้ตรวจรับงานของแต่ละงวด

• งานแต่ละงวดต้องมีรายงานตามรูปแบบที่สัญญากำหนด เพื่อใช้ประกอบการตรวจรับ
• การแก้ไขปัญหาต้องอยู่ภายใต้ขอบเขตของสัญญา
• การต่ออายุสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์บริหารจัดการบัญชีผู้ใช้ต้องเสร็จทันกำหนด
• ข้อมูลและค่าตั้งระบบของหน่วยงานต้องเป็นความลับ ทั้งในรายงานและในการสื่อสารภายนอก

ทำไมสัญญาบำรุงรักษาต้องแยกงาน PM ออกจากงาน CM

สัญญาต้องแยกงาน PM ออกจากงาน CM เพราะงานสองแบบนี้เริ่มต้นต่างกันและวัดผลต่างกัน PM (Preventive Maintenance คือการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน) เป็นงานตรวจตามรอบที่วางแผนไว้ล่วงหน้า ส่วน CM (Corrective Maintenance คือการแก้ไขเมื่อเกิดปัญหา) เริ่มเมื่อหน่วยงานแจ้งปัญหา การแยกสองงานนี้ทำให้รายงานแต่ละงวดบอกได้ชัดว่าตรวจอะไรตามแผน และแก้อะไรตามที่ได้รับแจ้ง

การทบทวนค่าตั้งระบบและการต่ออายุสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์ไม่ได้เกิดทุกรอบตรวจ ขอบเขตงานจึงแยกสองงานนี้เป็นรายการของตัวเอง ขั้นตอนด้านล่างคืองานหลักตามขอบเขตสัญญา

1. 1

   ตรวจระบบตามรอบ (PM)

   ตรวจการทำงานของระบบบัญชีผู้ใช้ตามรอบที่สัญญากำหนด แล้วบันทึกผลลงรายงาน

2. 2

   แก้ไขเมื่อได้รับแจ้ง (CM)

   รับแจ้งปัญหาจากหน่วยงาน แก้ไขตามขอบเขตสัญญา และบันทึกงานแก้ไขลงรายงาน

3. 3

   ทบทวนค่าตั้งระบบ

   ทบทวนค่าตั้งของระบบบัญชีผู้ใช้ตามขอบเขตงาน และรายงานผลให้หน่วยงาน

4. 4

   ต่ออายุสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์

   ต่ออายุสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์บริหารจัดการบัญชีผู้ใช้ตามที่สัญญากำหนด

สิ่งที่ส่งมอบ

สิ่งที่ต้องส่งมอบตามขอบเขตสัญญาคือบริการบำรุงรักษาและรายงานตามงวด ดังนี้

• บริการตรวจระบบตามรอบ (PM)
• บริการแก้ไขเมื่อได้รับแจ้ง (CM) ตามขอบเขตสัญญา
• การทบทวนค่าตั้งระบบ พร้อมรายงานผล
• การต่ออายุสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์บริหารจัดการบัญชีผู้ใช้
• รายงาน PM และ CM ตามงวดของสัญญา

รายการนี้คือขอบเขตตามสัญญา รายละเอียดของรายงานที่ส่งในแต่ละงวดยังอยู่ระหว่างยืนยัน

ผลที่ยืนยันได้

สิ่งที่ยืนยันได้จากเอกสารคือการเรียกเก็บเงินตามงวดของสัญญา เรามีใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินของงานรายงวด หน้านี้ไม่แสดงจำนวนเงินและเลขที่เอกสาร เพราะข้อมูลสัญญาของหน่วยงานต้องเป็นความลับ

เอกสารที่เรามีไม่มีตัวเลขวัดผล เช่น เวลาที่ระบบพร้อมใช้งานหรือจำนวนปัญหาที่แก้ไข เราจึงรายงานเฉพาะขอบเขตงานและสถานะการส่งมอบ

สิ่งที่เราเรียนรู้

หลักการสำคัญจากงานนี้คือขอบเขตต้องแยกงานตามรอบออกจากงานแก้ไข และทุกงวดต้องมีหลักฐานการส่งมอบที่ตกลงกันไว้ หลักการทั้งหมดมีดังนี้

• ขอบเขตต้องแยกงานตามรอบ งานแก้ไขเมื่อได้รับแจ้ง และงานที่ไม่ได้เกิดทุกรอบ เช่น การทบทวนค่าตั้งระบบและการต่ออายุซอฟต์แวร์ แต่ละส่วนควรมีรูปแบบรายงานของตัวเอง เพราะรายงานคือหลักฐานของงานแต่ละงวด
• กำหนดหลักฐานการส่งมอบของแต่ละงวดไว้ในสัญญา เช่น รายงาน PM และ CM และเอกสารตรวจรับ เพราะงานบำรุงรักษาไม่มีชิ้นงานให้ตรวจภายหลัง
• งานด้านความปลอดภัยต้องตกลงตั้งแต่ต้นว่าข้อมูลใดเปิดเผยได้ รายงานภายนอกและการอ้างอิงผลงานควรบอกได้เพียงขอบเขตบริการ โดยไม่บอกโครงสร้างหรือค่าตั้งของระบบ

นำแนวทางนี้ไปใช้กับระบบบัญชีผู้ใช้ขององค์กรคุณได้อย่างไร

ถ้าองค์กรของคุณใช้ Active Directory และต้องการสัญญาบำรุงรักษา คุณใช้การแบ่งงานหลักของเคสนี้เป็นจุดเริ่มต้นได้ ส่วนที่ต้องปรับคือรอบตรวจ รายการระบบที่อยู่ในขอบเขต และรูปแบบรายงานที่องค์กรของคุณต้องใช้

• เตรียมรายการระบบและซอฟต์แวร์ที่ต้องการให้อยู่ในขอบเขต พร้อมวันครบกำหนดของสิทธิ์ใช้งาน
• ตกลงเงื่อนไขการเข้าถึงระบบและข้อมูลของผู้ให้บริการก่อนเริ่มงาน
• กำหนดรูปแบบรายงานและเอกสารตรวจรับของแต่ละงวดให้ชัดตั้งแต่ในสัญญา