Pemeliharaan Active Directory berdasarkan kontrak untuk instansi pemerintah

Latar belakang permasalahan

Pekerjaan ini adalah pemeliharaan sistem Active Directory yang sudah digunakan instansi, bukan pemasangan sistem baru. Pengguna harus melalui sistem ini untuk masuk ke komputer dan mengautentikasi diri pada sistem kerja yang terhubung.

Persyaratan dan batasan

Batasan utama pekerjaan ini adalah setiap termin harus memiliki bukti untuk pemeriksaan penerimaan oleh instansi, dan data sistem harus bersifat rahasia. Pekerjaan pemeliharaan tidak memiliki hasil kerja berwujud untuk diperiksa, sehingga laporan menjadi sarana yang digunakan instansi untuk memeriksa dan menerima pekerjaan setiap termin.

• Pekerjaan setiap termin harus disertai laporan sesuai format yang ditetapkan kontrak sebagai pendukung pemeriksaan penerimaan.
• Perbaikan masalah harus berada dalam ruang lingkup kontrak.
• Perpanjangan lisensi perangkat lunak pengelolaan akun pengguna harus selesai sesuai tenggat.
• Data dan konfigurasi sistem instansi harus dijaga kerahasiaannya, baik dalam laporan maupun dalam komunikasi eksternal.

Mengapa kontrak pemeliharaan harus memisahkan pekerjaan PM dari pekerjaan CM

Kontrak harus memisahkan pekerjaan PM dari pekerjaan CM karena kedua jenis pekerjaan ini dimulai dengan cara berbeda dan diukur secara berbeda. PM (Preventive Maintenance, yaitu pemeliharaan preventif) adalah pemeriksaan berkala yang direncanakan sebelumnya, sedangkan CM (Corrective Maintenance, yaitu perbaikan saat terjadi masalah) dimulai ketika instansi melaporkan masalah. Pemisahan ini membuat laporan setiap termin dapat menunjukkan dengan jelas apa yang diperiksa sesuai rencana dan apa yang diperbaiki sesuai pemberitahuan.

Peninjauan konfigurasi sistem dan perpanjangan lisensi perangkat lunak tidak terjadi pada setiap siklus pemeriksaan, sehingga ruang lingkup pekerjaan memisahkan keduanya sebagai item tersendiri. Langkah-langkah di bawah ini adalah pekerjaan utama sesuai ruang lingkup kontrak.

1. 1

   Pemeriksaan sistem berkala (PM)

   Memeriksa fungsi sistem akun pengguna sesuai siklus yang ditetapkan kontrak, lalu mencatat hasilnya dalam laporan.

2. 2

   Perbaikan setelah menerima pemberitahuan (CM)

   Menerima pemberitahuan masalah dari instansi, melakukan perbaikan sesuai ruang lingkup kontrak, dan mencatat pekerjaan perbaikan dalam laporan.

3. 3

   Peninjauan konfigurasi sistem

   Meninjau konfigurasi sistem akun pengguna sesuai ruang lingkup pekerjaan, dan melaporkan hasilnya kepada instansi.

4. 4

   perpanjangan lisensi perangkat lunak

   Memperpanjang lisensi perangkat lunak pengelolaan akun pengguna sesuai ketentuan kontrak.

Hasil serah terima

Yang harus diserahkan sesuai ruang lingkup kontrak adalah layanan pemeliharaan dan laporan per termin, sebagai berikut:

• Layanan pemeriksaan sistem berkala (PM)
• Layanan perbaikan setelah menerima pemberitahuan (CM) sesuai ruang lingkup kontrak
• Peninjauan konfigurasi sistem, disertai laporan hasil
• Perpanjangan lisensi perangkat lunak pengelolaan akun pengguna
• Laporan PM dan CM per termin kontrak

Daftar ini adalah ruang lingkup sesuai kontrak. Perincian laporan yang diserahkan pada setiap termin masih dalam proses konfirmasi.

Hasil yang dapat dikonfirmasi

Yang dapat dikonfirmasi dari dokumen adalah penagihan per termin kontrak. Kami memiliki faktur dan tanda terima pembayaran untuk pekerjaan per termin. Halaman ini tidak menampilkan jumlah uang dan nomor dokumen karena informasi kontrak instansi harus dijaga kerahasiaannya.

Dokumen yang kami miliki tidak memuat angka pengukuran hasil, seperti waktu ketersediaan sistem atau jumlah masalah yang diperbaiki. Karena itu, kami hanya melaporkan ruang lingkup pekerjaan dan status serah terima.

Pelajaran yang kita dapatkan

Prinsip utama dari pekerjaan ini adalah ruang lingkup harus memisahkan pekerjaan berkala dari pekerjaan perbaikan, dan setiap termin harus memiliki bukti serah terima yang telah disepakati. Seluruh prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

• Ruang lingkup harus memisahkan pekerjaan berkala, pekerjaan perbaikan setelah menerima pemberitahuan, dan pekerjaan yang tidak terjadi pada setiap siklus, seperti peninjauan konfigurasi sistem dan perpanjangan perangkat lunak. Setiap bagian sebaiknya memiliki format laporan sendiri, karena laporan adalah bukti pekerjaan setiap termin.
• Tetapkan bukti serah terima setiap termin dalam kontrak, seperti laporan PM dan CM serta dokumen pemeriksaan penerimaan, karena pekerjaan pemeliharaan tidak memiliki hasil kerja berwujud yang dapat diperiksa di kemudian hari.
• Untuk pekerjaan di bidang keamanan, informasi yang boleh diungkapkan harus disepakati sejak awal. Laporan eksternal dan rujukan portofolio sebaiknya hanya menyebutkan ruang lingkup layanan, tanpa menyebutkan struktur atau konfigurasi sistem.

Bagaimana menerapkan pendekatan ini pada sistem akun pengguna organisasi Anda

Jika organisasi Anda menggunakan Active Directory dan membutuhkan kontrak pemeliharaan, Anda dapat menggunakan pembagian pekerjaan utama dalam kasus ini sebagai titik awal. Bagian yang perlu disesuaikan adalah siklus pemeriksaan, daftar sistem yang termasuk dalam ruang lingkup, dan format laporan yang dibutuhkan organisasi Anda.

• Siapkan daftar sistem dan perangkat lunak yang ingin dimasukkan dalam ruang lingkup, beserta tanggal jatuh tempo lisensinya.
• Sepakati ketentuan akses penyedia layanan ke sistem dan data sebelum pekerjaan dimulai.
• Tetapkan format laporan dan dokumen pemeriksaan penerimaan setiap termin secara jelas sejak dalam kontrak.