Peningkatan Active Directory dan migrasi email dari Exchange Server 2013 untuk 2 perusahaan dalam satu grup

Latar belakang permasalahan

Tantangan kasus ini adalah mengganti sistem akun pengguna dan sistem email generasi lama di 2 perusahaan dalam satu grup, sementara pengguna tetap dapat mengakses sistem bisnis serta mengirim dan menerima email selama peralihan. Email 2 perusahaan tersebut berjalan di Exchange Server 2013 dan menggunakan server Active Directory yang lama. Sistem bisnis perusahaan menggunakan akun pengguna dari Active Directory ini untuk login.

Active Directory adalah pintu masuk ke hampir semua sistem dalam organisasi, sedangkan email adalah saluran komunikasi utama, baik secara internal maupun dengan mitra. Jika kedua sistem ini diganti tanpa urutan pekerjaan, pengguna mungkin tidak dapat mengakses sistem bisnis atau tidak dapat mengirim dan menerima email pada hari yang sama.

Kami menangani pekerjaan ini sebagai penyedia jasa berdasarkan pesanan pembelian dari kontraktor utama pada tahun 2025. Rincian di halaman ini berasal dari cakupan pekerjaan dalam penawaran harga dan pesanan pembelian. Item yang benar-benar dilaksanakan harus diperiksa dengan dokumen serah terima.

Persyaratan dan batasan

Persyaratan utamanya adalah sistem lama harus tetap dapat digunakan selama peralihan, dan cakupan pekerjaan memisahkan dengan jelas bagian mana yang menjadi tanggung jawab pelanggan. Item dalam cakupan pekerjaan adalah sebagai berikut.

• Server Active Directory baru harus bergabung ke domain yang sudah ada agar sistem bisnis yang terikat dengan Active Directory tetap dapat digunakan
• Meskipun 2 perusahaan menggunakan tujuan email yang berbeda, buku alamat harus tetap dapat mencari kontak dari perusahaan lainnya
• Lisensi Microsoft 365 dan Windows Server disediakan oleh pelanggan
• Pelanggan menyediakan informasi sistem dan jaringan serta daftar pengguna yang akan dimigrasikan pada setiap gelombang, dan menangani komunikasi dengan pengguna, termasuk Helpdesk, selama migrasi
• Firewall dan Proxy harus dibuka untuk rentang IP dan URL yang digunakan Microsoft 365 sebelum konfigurasi Hybrid
• Penerapan wajib MFA (autentikasi multilapis) dapat memengaruhi login melalui VPN dan sistem bisnis internal
• Cakupan tidak termasuk migrasi file arsip email (PST) di komputer pengguna, peningkatan sistem operasi komputer klien, dan pekerjaan Helpdesk harian

Mengapa rencana kerja meningkatkan Active Directory sebelum migrasi email

Rencana kerja meningkatkan Active Directory terlebih dahulu karena baik Exchange maupun Microsoft 365 menggunakan akun pengguna dari Active Directory yang sama. Jika akun pengguna memiliki nilai yang tidak dapat disinkronkan ke cloud, atau server lama belum siap, masalahnya akan terbawa hingga migrasi kotak surat. Karena itu, cakupan pekerjaan dimulai dari pemeriksaan kesehatan Active Directory dan pemeriksaan data akun dengan IdFix (alat untuk menemukan nilai pada akun pengguna yang tidak dapat disinkronkan ke cloud).

Setelah akun pengguna siap, Microsoft Entra ID Connect (alat untuk menyinkronkan akun pengguna dari Active Directory ke cloud) menyinkronkan akun ke Microsoft 365, lalu Exchange Hybrid dikonfigurasi agar Exchange di dalam organisasi dan Exchange Online dapat bekerja bersama. Cara ini memungkinkan migrasi kotak surat per gelombang, dan pengguna yang sudah dimigrasikan dengan pengguna yang belum tetap dapat saling berkirim email.

Bagi 2 perusahaan yang menggunakan tujuan berbeda, dalam cakupan pekerjaan terdapat skrip sinkronisasi buku alamat antara Active Directory 2 perusahaan tersebut. Dengan demikian, pengguna perusahaan pertama di Exchange Online dan pengguna perusahaan kedua di Exchange Server 2019 tetap dapat saling mencari kontak.

Item serah terima sesuai cakupan pekerjaan

Cakupan sesuai pesanan pembelian menetapkan item serah terima yang sama untuk 2 perusahaan tersebut, dengan perbedaan pada tujuan email. Daftarnya adalah sebagai berikut.

• Server Active Directory baru pada Windows Server 2022 atau yang lebih baru, yang bergabung ke domain yang sudah ada dan mengambil alih peran FSMO (peran utama yang mengendalikan domain) dari server lama
• Tenant Microsoft 365 (ruang Microsoft 365 milik perusahaan) yang terikat dengan domain perusahaan, beserta kebijakan kata sandi, penulisan balik kata sandi (Password Writeback), dan MFA
• Microsoft Entra ID Connect untuk menyinkronkan akun pengguna ke cloud
• Exchange Hybrid, jalur pengiriman dan penerimaan email (Mail Flow), serta skrip sinkronisasi buku alamat dalam lingkup 2 perusahaan
• Migrasi kotak surat: perusahaan pertama ke Exchange Online, perusahaan kedua ke Exchange Server 2019 dengan DAG (grup server yang menyimpan salinan basis data kotak surat di beberapa mesin) 3 node
• Pelatihan praktik langsung untuk administrator sistem dan tim IT Support, serta dokumentasi sistem

Tahapan pekerjaan dan migrasi per gelombang

Tahapan pekerjaan sesuai cakupan berurutan dari sistem akun pengguna ke sistem email, dan migrasi kotak surat dibagi per gelombang, dimulai dari gelombang percontohan. Urutan yang sama digunakan oleh 2 perusahaan tersebut.

1. 1

   Memeriksa kesehatan sistem lama

   Memeriksa kesehatan Active Directory dan memeriksa data akun pengguna dengan IdFix untuk menemukan nilai yang tidak dapat disinkronkan ke cloud, lalu menyiapkan data pengguna, daftar kontak, buku alamat, dan grup penerima email (Distribution Group).

2. 2

   Mempersiapkan Microsoft 365

   Mengonfigurasi tenant Microsoft 365 sesuai daftar serah terima di atas dan memasang Microsoft Entra ID Connect.

3. 3

   Meningkatkan Active Directory

   Mencadangkan seluruh Active Directory sebelum memulai, menambahkan server baru ke domain yang sudah ada, memindahkan peran FSMO ke server baru, lalu menonaktifkan server lama.

4. 4

   Mengonfigurasi Exchange Hybrid

   Menghubungkan Exchange di dalam organisasi dengan Microsoft 365 secara Hybrid, mengatur jalur pengiriman dan penerimaan email, serta memasang skrip sinkronisasi buku alamat antara Active Directory 2 perusahaan.

5. 5

   Migrasi kotak surat per gelombang

   Memigrasikan kotak surat percontohan terlebih dahulu, baru kemudian seluruhnya sesuai rencana pembagian gelombang (Migration Batch) ke tujuan masing-masing perusahaan. Di sisi Exchange Server 2019 terdapat server penyeimbang beban terpisah.

6. 6

   Pengujian, penonaktifan, dan serah terima

   Menguji bersama tim aplikasi pelanggan bahwa sistem yang terikat dengan Active Directory masih dapat digunakan, menguji pengiriman dan penerimaan email, menonaktifkan Exchange Server 2013, melatih administrator sistem dan tim IT Support, serta menyerahkan dokumentasi sistem.

Hasil yang dapat dikonfirmasi

Hasil yang dapat dikonfirmasi dari kasus ini berasal dari dokumen keuangan, bukan angka pengukuran hasil teknis. Inspektion memiliki dokumen penagihan dan penerimaan pembayaran atas pekerjaan sesuai pesanan pembelian untuk 2 perusahaan tersebut pada tahun 2026.

Belum ada laporan penerimaan pekerjaan atau laporan teknis yang dapat dirujuk, sehingga halaman ini tidak menampilkan jumlah akun yang dimigrasikan atau angka hasil lainnya, dan menampilkan daftar instalasi, pelatihan, dan dokumen sebagai cakupan sesuai pesanan pembelian.

Pelajaran yang kita dapatkan

Cakupan pekerjaan ini memberikan 3 prinsip untuk pekerjaan migrasi sistem akun pengguna dan sistem email.

• Perbaiki akun pengguna terlebih dahulu sebelum migrasi email. Email di cloud dan di dalam organisasi menggunakan akun dari Active Directory yang sama, sehingga pemeriksaan kesehatan dan pemeriksaan data akun harus selesai sebelum sinkronisasi, bukan diperbaiki saat migrasi kotak surat berlangsung.
• Perusahaan dalam satu grup dapat memilih tujuan email yang berbeda jika buku alamat dan jalur email sudah direncanakan sejak awal. Dalam pekerjaan ini, skrip sinkronisasi buku alamat sudah masuk dalam cakupan pekerjaan sejak tahap penawaran harga.
• Nonaktifkan sistem lama hanya setelah diuji bersama pemilik sistem bisnis. Urutan pekerjaannya adalah percontohan, migrasi per gelombang, pengujian bersama tim aplikasi, lalu penonaktifan Exchange Server 2013.

Bagaimana organisasi Anda dapat menerapkan pendekatan ini

Jika organisasi Anda masih menggunakan Exchange Server 2013 atau server Active Directory versi lama, Anda dapat menggunakan urutan kerja yang sama dengan kasus ini, yaitu memeriksa akun pengguna, meningkatkan Active Directory, mengonfigurasi Hybrid, lalu memigrasikan kotak surat per gelombang. Yang perlu disesuaikan adalah tujuan email dan sistem bisnis yang terhubung dengan Active Directory organisasi Anda.

• Pastikan lisensi Microsoft 365 dan Windows Server sudah lengkap sebelum pekerjaan dimulai.
• Buat daftar sistem bisnis yang menggunakan akun dari Active Directory beserta penanggung jawab setiap sistem, untuk pengujian sebelum server lama dinonaktifkan.
• Siapkan pembukaan akses Firewall dan Proxy untuk Microsoft 365 serta rencana komunikasi dengan pengguna di setiap gelombang.