Aplikasi web Business Matching multi-Hub dengan akses berbasis peran dan pusat bantuan AI untuk jaringan bisnis

Latar belakang permasalahan

Tantangan dalam kasus ini adalah menyatukan pekerjaan rutin jaringan bisnis dengan beberapa Hub ke dalam satu sistem. Pekerjaan rutin tersebut meliputi absensi rapat, pelatihan, undangan tamu, saling meneruskan pekerjaan, dan pemberian penghargaan berupa stiker. Pada tahun 2026, kami mengembangkan aplikasi web Business Matching dengan hak akses pengguna dalam 4 tingkat untuk kelompok jaringan bisnis ini.

Pelanggan menginginkan semua Hub menggunakan sistem yang sama, tetapi anggota setiap Hub terutama melihat data Hub-nya sendiri. Pengelola di setiap tingkat ingin melihat gambaran umum Hub yang dikelolanya, mulai dari kehadiran rapat hingga nilai bisnis yang berhasil ditutup. Anggota menginginkan jawaban yang cepat tentang penggunaan sistem dan tidak perlu mengulang cerita ketika diteruskan kepada admin.

Persyaratan sistem

Sistem harus melayani semua Hub di satu tempat dan memisahkan apa yang dilihat setiap pengguna berdasarkan perannya. Persyaratan utamanya adalah sebagai berikut.

• Dapat digunakan melalui peramban di ponsel maupun komputer, termasuk membuka kamera untuk memindai QR Code saat absensi.
• Anggota terutama melihat data Hub-nya sendiri, sedangkan pengelola melihat data sesuai cakupan tanggung jawabnya.
• Penghargaan stiker harus ditransfer sesuai nilai bisnis yang dicatat dalam sistem, tanpa perlu dihitung secara manual.
• Penukaran stiker ke uang tunai harus melalui persetujuan admin sebelum saldo dipotong.
• Ketika AI tidak dapat menjawab pertanyaan, admin harus melihat seluruh riwayat percakapan sehingga anggota tidak perlu menceritakan ulang.

Mengapa menggunakan satu sistem untuk semua Hub dan memisahkan hak akses berdasarkan peran

Kami menggunakan satu sistem untuk semua Hub karena anggota harus dapat mencari anggota di Hub lain dan saling mentransfer stiker lintas Hub. Karena itu, kami memisahkan visibilitas data melalui hak akses berdasarkan peran dalam 4 tingkat, yaitu anggota, pengelola Hub, pengelola wilayah, dan pengelola seluruh sistem.

Sistem ini berupa aplikasi web (digunakan melalui peramban, tanpa perlu memasang aplikasi), sehingga anggota dapat langsung mengaksesnya dari ponsel atau komputer. Untuk pekerjaan yang berkaitan dengan uang dan jawaban yang tidak diketahui AI, kami menetapkan manusia sebagai pengambil keputusan, yaitu admin menyetujui penukaran ke uang tunai dan admin melanjutkan obrolan dari AI.

Apa saja bagian sistem ini?

Bagian utama sistem ini adalah absensi dengan QR Code, permintaan bantuan dan penerusan pekerjaan, pencatatan nilai bisnis, Sticker Wallet, pusat bantuan AI, serta dasbor dan laporan. Bagian-bagian ini saling terhubung, mulai dari kehadiran rapat hingga laporan pengelola. Setiap pengguna melihat menu dan data sesuai perannya sendiri.

1. 1

   Absensi rapat dengan QR Code

   Pengelola membuat jadwal rapat Hub, lalu mencetak QR Code masuk dan keluar untuk ditempatkan di lokasi. Anggota membuka kamera ponsel dan memindainya untuk absen. Jika berhalangan hadir, anggota dapat mendaftarkan perwakilan terlebih dahulu.

2. 2

   Meminta bantuan dan meneruskan pekerjaan

   Anggota memposting kebutuhannya di The Ask Board (papan permintaan bantuan). Orang yang dapat membantu menekan tombol terima, lalu sistem mengarahkannya untuk membuat Job Recommend guna meneruskan pekerjaan, dengan mencantumkan nama pelanggan dan tingkat urgensi.

3. 3

   Mencatat nilai bisnis yang berhasil ditutup

   Ketika kesepakatan berhasil ditutup, penerima pekerjaan mencatat nilainya di halaman Success Business. Sistem mengubah status pekerjaan menjadi berhasil dan mentransfer stiker emas kepada pemberi rekomendasi secara otomatis dalam satu langkah.

4. 4

   Menggunakan dan menukar stiker

   Sticker Wallet menampilkan saldo setiap jenis stiker, yang dapat digunakan untuk saling mentransfer atau membayar biaya pelatihan. Permintaan penukaran ke uang tunai menampilkan nilai bersih sebelum dikonfirmasi dan harus disetujui admin sebelum saldo dipotong.

5. 5

   Bertanya ke pusat bantuan

   Anggota memilih topik lalu mengetik pertanyaan. AI Chatbot menjawab sesuai topik yang dipilih dan peran pengguna. Jika tidak dapat menjawab, sistem memberi tahu bahwa sedang menghubungkan ke petugas, lalu meneruskan ruang obrolan beserta riwayatnya kepada admin untuk dilanjutkan.

6. 6

   Melihat gambaran umum melalui dasbor dan laporan

   Pengelola Hub dan pengelola wilayah dapat melihat statistik kehadiran rapat, penerusan pekerjaan, dan nilai bisnis Hub yang menjadi tanggung jawabnya dari dasbor dan halaman laporan.

Selain alur utama ini, sistem juga memiliki pendaftaran tamu yang diundang anggota ke rapat dan obrolan real-time antarpengguna.

Tahapan pengembangan dan penyempurnaan sesuai permintaan

Kami mengembangkan sistem ini secara bertahap, dimulai dari fungsi utama yang digunakan anggota pada setiap rapat, lalu menyempurnakannya sesuai permintaan pengguna setelah mereka mencobanya.

• Fungsi utama yang sudah berjalan: absensi dengan QR Code, penerusan pekerjaan dengan transfer stiker otomatis, pelatihan, dan pusat bantuan tempat AI meneruskan ke admin.
• Permintaan pengguna yang sudah diakomodasi: filter dasbor berdasarkan peran, halaman laporan, dan email notifikasi.
• Permintaan pengguna lainnya: sedang direncanakan untuk putaran berikutnya.

Hasil yang dapat dikonfirmasi hingga saat ini

Hingga saat ini, fungsi utama sistem sudah berjalan, dan sistem sedang terus disempurnakan sesuai permintaan pengguna. Ketika penerima pekerjaan mencatat nilai di Success Business, sistem mentransfer stiker emas kepada pemberi rekomendasi dalam langkah yang sama.

Permintaan yang dikirim pengguna dan sudah diakomodasi meliputi filter dasbor berdasarkan peran, halaman laporan, dan email notifikasi. Belum ada angka penggunaan yang dapat dikonfirmasi karena proyek belum ditutup.

Pelajaran yang kita dapatkan

Pekerjaan ini memberikan prinsip berikut untuk sistem keanggotaan dengan beberapa kelompok dan penghargaan.

• Kaitkan penghargaan dengan transaksi yang dicatat dalam sistem, dalam langkah yang sama. Ketika pencatatan nilai dan transfer stiker terjadi bersamaan, saldo di dompet sesuai dengan nilai bisnis yang dicatat dan tidak perlu dihitung secara manual.
• Tentukan titik saat AI meneruskan ke manusia dan pekerjaan yang harus diputuskan sendiri oleh manusia. Dalam pekerjaan ini, AI menjawab pertanyaan sesuai topik lebih dahulu, pertanyaan yang tidak dapat dijawab diteruskan ke admin beserta riwayatnya, dan penukaran ke uang tunai harus disetujui admin setiap kali.
• Rancang hak visibilitas bersamaan dengan dasbor dan laporan, karena pengelola di setiap tingkat perlu melihat data yang berbeda. Dalam pekerjaan ini, permintaan yang diakomodasi setelah pengguna mencoba sistem meliputi filter dasbor berdasarkan peran dan halaman laporan.

Bagaimana menerapkan pendekatan ini pada jaringan Anda?

Jika organisasi Anda memiliki beberapa kelompok anggota yang rutin mengadakan rapat dan saling meneruskan pekerjaan, Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama dengan kasus ini, yaitu satu sistem dengan hak akses berdasarkan peran dan penghargaan yang dikaitkan dengan nilai yang dicatat. Yang perlu disesuaikan adalah aturan penghargaan, peran pengelola, dan pertanyaan yang harus dijawab AI.

• Tentukan dengan jelas sejak awal siapa yang dapat melihat data lintas kelompok dan siapa yang dapat menyetujui transaksi.
• Tetapkan aturan poin, stiker, dan penukaran ke uang tunai secara tertulis sebelum pengembangan, karena aturan ini menentukan rumus perhitungan dan laporan.
• Siapkan pertanyaan yang sering diajukan anggota beserta jawaban yang benar, dan tentukan siapa yang menerima permintaan ketika AI tidak dapat menjawab.
• Sediakan waktu untuk putaran penyempurnaan sesuai permintaan, karena pengguna sering meminta penyesuaian tampilan dan laporan setelah mencobanya.
• Jika Anda ingin menerima pembayaran online atau mengirim SMS, rencanakan integrasi dengan penyedia layanan eksternal sebagai pekerjaan terpisah.