ビジネスネットワーク向け、複数Hub・役割別権限・AIヘルプセンターを備えたBusiness Matching Webアプリ

課題の背景

この事例の課題は、複数のHubを持つビジネスネットワークの日常業務を一つのシステムにまとめることでした。日常業務には、会議の出欠確認、研修、ゲスト招待、案件の相互紹介、ステッカーによる報酬付与があります。2026年、当社はこのビジネスネットワークグループ向けに、ユーザー権限を4段階に分けたビジネスマッチングWebアプリを開発しました。

顧客は、全Hubで同じシステムを使いつつ、各Hubの会員は主に自分のHubの情報を閲覧できることを求めていました。各レベルの管理者は、会議への出席から成約額まで、担当するHubの全体像を把握することを求めていました。会員は、利用方法に関する回答を素早く得ること、そしてアドミンへ引き継がれた際に同じ説明を繰り返さずに済むことを求めていました。

システム要件

システムは全Hubを一か所で扱い、各ユーザーに表示する内容を役割別に分ける必要がありました。主な要件は次のとおりです。

• スマートフォンとパソコンのどちらでもブラウザで利用でき、出欠確認のQRコードスキャンでカメラも起動できること
• 会員は主に自分のHubの情報を閲覧し、管理者は担当範囲に応じた情報を閲覧できること
• ステッカー報酬は、システムに記録された成約額に基づいて送付され、手作業での計算が不要であること
• ステッカーの現金交換は、残高から差し引く前にアドミンの承認を経ること
• AIが質問に回答できない場合、アドミンが会話履歴をすべて確認でき、会員が改めて説明せずに済むこと

全Hubで一つのシステムを使い、役割別に権限を分ける理由

当社が全Hubで一つのシステムを使うのは、会員が他のHubの会員を検索し、Hubをまたいでステッカーを送り合える必要があるためです。そのため、データの閲覧範囲は、会員、Hub管理者、エリア管理者、システム全体管理者の4段階の役割別権限で分けています。

システムはWebアプリケーション（ブラウザで利用でき、アプリのインストールは不要）であるため、会員はスマートフォンやパソコンからすぐにアクセスできます。金銭に関わる業務とAIが答えを知らない質問については、人が判断するように定めました。具体的には、アドミンが現金交換を承認し、アドミンがAIに続いてチャットに回答します。

このシステムの構成要素

このシステムの主な構成要素は、QRコードによる出欠確認、支援の依頼と案件紹介、成約額の記録、Sticker Wallet、AIヘルプセンター、ダッシュボードとレポートです。これらは会議への出席から管理者向けレポートまでつながっており、各ユーザーには自分の役割に応じたメニューと情報が表示されます。

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   QRコードによる会議の出欠確認

   管理者がHubの会議を作成し、入場用と退場用のQRコードを印刷して会場に設置します。会員はスマートフォンのカメラを起動してスキャンし、出席を記録します。参加できない場合は、代理人を事前に登録できます。

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   支援の依頼と案件紹介

   会員がThe Ask Board（支援依頼の掲示板）に必要なことを投稿し、対応できる人が応答ボタンを押すと、システムがJob Recommendの作成へ案内します。ここで顧客名と緊急度を指定して案件を紹介します。

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   成約額の記録

   取引が成約すると、案件の受け手がSuccess Business画面で金額を記録します。システムは一つの手順で案件のステータスを完了に変更し、案件の紹介者へゴールドステッカーを自動で送付します。

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   ステッカーの利用と交換

   Sticker Walletには種類ごとのステッカー残高が表示され、会員間の送付や研修費の支払いに使えます。現金交換の申請では確定前に正味額が表示され、残高から差し引く前にアドミンの承認が必要です。

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   ヘルプセンターへの質問

   会員がトピックを選択して質問を入力すると、AIチャットボットが選択されたトピックとユーザーの役割に応じて回答します。回答できない場合、システムは担当者に接続中であることを知らせ、チャットルームを履歴付きでアドミンへ引き継ぎ、アドミンが対応を続けます。

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   ダッシュボードとレポートで全体像を確認

   Hub管理者とエリア管理者は、担当するHubの会議出席、案件紹介、成約額の統計をダッシュボードとレポート画面で確認できます。

この主要な流れのほかに、会員が会議に招待したゲストの登録機能と、ユーザー間のリアルタイムチャットもあります。

開発の進め方と要望に応じた改善

当社はこのシステムをサイクルごとに開発しています。会員が毎回の会議で使う主要機能から始め、ユーザーが試用した後の要望に応じて改善を続けています。

• 動作している主要機能：QRコードによる出欠確認、ステッカーの自動送付を伴う案件紹介、研修、AIからアドミンへ引き継ぐヘルプセンター
• 対応済みのユーザー要望：役割別のダッシュボードフィルター、レポート画面、通知メール
• その他のユーザー要望：次回サイクルの計画を進行中

現時点で確認できた成果

現時点で、システムの主要機能は動作しており、ユーザーの要望に応じた改善を継続中です。案件の受け手がSuccess Businessで金額を記録すると、システムは同じ手順の中で案件の紹介者へゴールドステッカーを送付します。

ユーザーから寄せられ対応済みの要望には、役割別のダッシュボードフィルター、レポート画面、通知メールがあります。プロジェクトがまだ完了していないため、確認できる利用実績の数値はありません。

私たちが学んだこと

この案件から、複数のグループと報酬を持つ会員システムについて、次の原則が得られます。

• 報酬を、システムに記録される取引に同じ手順の中で結び付けます。金額の記録とステッカーの送付が同時に行われるため、ウォレットの残高は記録された成約額と一致し、手作業での計算も不要です。
• AIが人へ引き継ぐ箇所と、人が自ら判断すべき業務を定めます。この案件では、AIがトピックに沿った質問に最初に回答し、回答できない質問は履歴付きでアドミンへ引き継がれ、現金交換には毎回アドミンの承認が必要です。
• 閲覧権限はダッシュボードやレポートと併せて設計します。管理者のレベルごとに見るべき情報が異なるためです。この案件では、ユーザーの試用後に対応した要望に、役割別のダッシュボードフィルターとレポート画面があります。

この手法を貴社のネットワークに適用する方法

貴社に、定期的に会議を行い案件を紹介し合う複数の会員グループがある場合、この事例と同じ手法を活用できます。役割別に権限を分けた一つのシステムと、記録された金額に報酬を結び付ける仕組みです。調整が必要なのは、報酬ルール、管理者の役割、AIが回答すべき質問です。

• 誰がグループをまたいで情報を閲覧でき、誰が取引を承認できるかを、最初に明確に定めます。
• ポイント、ステッカー、現金交換のルールを開発前に文書化します。このルールが計算式とレポートを決定するためです。
• 会員からよくある質問と正しい回答を準備し、AIが回答できない場合に誰が対応するかを定めます。
• 要望に応じた改善サイクルの時間を見込んでおきます。ユーザーは試用すると画面やレポートの調整を求めることが多いためです。
• オンライン決済の受付やSMS送信が必要な場合は、外部サービスプロバイダーとの連携を別の作業として計画してください。