Alat internal yang mengurangi pekerjaan manual berulang tim pengembangan perangkat lunak: penyamaran data dalam file tabel, skrip yang menjalankan langkah di web dan dalam program, perekaman rapat, dan prototipe penawaran harga

Latar belakang permasalahan

Tantangan dalam kasus ini berasal dari pekerjaan di tim pengembangan kami sendiri. Pekerjaan yang harus dilakukan secara manual berulang kali adalah menyamarkan data dalam file Excel sebelum digunakan lebih lanjut, mengeklik langkah yang sama di halaman web, merekam video rapat, dan membuat penawaran harga dari daftar pekerjaan dan Manday.

Pekerjaan ini dapat dilakukan secara manual, tetapi menyita waktu dan mudah keliru jika diulang berkali-kali, misalnya mengeklik untuk menguji halaman web yang sama setiap kali program diubah. Karena itu, kami membuat alat-alat kecil yang terpisah untuk setiap pekerjaan. Masing-masing dikembangkan pada tahun yang berbeda selama tahun 2020–2024.

Persyaratan dan batasan

Setiap alat memiliki persyaratannya sendiri, sesuai dokumen kebutuhan, panduan, dan ruang lingkup pekerjaan yang kami tulis. Persyaratan utamanya adalah sebagai berikut.

• Anonymization: membaca file CSV, XLSX, dan XLS, menentukan data yang harus disamarkan dalam file konfigurasi (file_config), dan harus dapat dikembalikan ke data semula.
• Selenium: memilih nilai pada menu tarik-turun (dropdown), melampirkan file Excel, dan menekan tombol kirim atau unduh pada halaman web.
• Perekam RPA: merekam klik mouse dan penekanan tombol keyboard sebagai log beserta video layar, agar dapat diperiksa kembali, baik putaran perekaman maupun putaran pemutaran ulang.
• InMeet: memungkinkan satu komputer memerintahkan mulai dan berhenti merekam video pada komputer lain, lalu mengunggah file video ke server.
• DoQuot: layar untuk membuat penawaran harga dari daftar pekerjaan dan Manday, dimulai dari halaman tabel status dan halaman pembuatan penawaran harga.

Keterbatasan utama berasal dari cara alat merujuk ke layar. Selenium membaca tombol dan kolom isian dari kode halaman web, sehingga tidak dapat menangkap elemen yang digambar pada canvas, seperti grafik. Sementara itu, perekam RPA memutar ulang berdasarkan posisi di layar, sehingga bergantung pada posisi jendela dan resolusi layar.

Sebaiknya menggunakan Selenium atau perekam mouse dan keyboard?

Gunakan Selenium jika pekerjaan berada di halaman web, dan gunakan perekam jika pekerjaan berada di dalam program di komputer. Selenium merujuk ke tombol dan kolom isian dari kode halaman web, seperti ID, NAME, XPATH, atau CSS selector, sehingga tidak bergantung pada posisi di layar. Perekam menggunakan PyAutoGUI/pynput untuk mengendalikan mouse dan keyboard sesuai posisi yang direkam.

Karena itu, perekam dapat digunakan untuk program yang tidak memiliki kode halaman web untuk dirujuk. Kasus uji kami adalah mengetik teks di program Notepad.

1. 1

   Anonymization: menyamarkan data dalam file tabel

   Pengguna menyiapkan file konfigurasi (file_config), lalu menjalankan perintah encode pada file sumber CSV, XLSX, atau XLS melalui jendela perintah (Terminal). Program membuat file yang datanya telah disamarkan dan file pemetaan (mapping) di folder output. Jika data semula diperlukan kembali, jalankan perintah decode beserta file pemetaan.

2. 2

   Selenium: memerintahkan browser menjalankan langkah di halaman web

   Skrip Python membuka halaman web melalui ChromeDriver, memilih nilai pada menu, melampirkan file Excel, lalu menekan tombol kirim atau unduh. Panduan kami menjelaskan cara menentukan posisi tombol dan kolom isian dari kode halaman web.

3. 3

   Perekam RPA: merekam lalu memutar ulang

   Saat pengguna bekerja seperti biasa, program merekam klik mouse dan penekanan tombol keyboard sebagai log beserta video layar. Selanjutnya, log dikonversi menjadi skrip PyAutoGUI/pynput untuk diputar ulang, dan log serta video dari putaran pemutaran ulang disimpan untuk pemeriksaan kembali.

4. 4

   InMeet: memerintahkan perekaman video rapat dari satu komputer

   Komputer yang memilih mode Controller memerintahkan komputer yang menekan Join dalam mode Client untuk memulai atau menghentikan perekaman video, lalu file video diunggah ke server.

5. 5

   DoQuot: prototipe layar penawaran harga

   Prototipe ini memiliki halaman tabel status penawaran harga dan halaman pembuatan penawaran harga. Layarnya bersifat statis, dan tersedia file instalasi Android (APK) untuk melihat layar pada perangkat.

Apa yang kami bangun dan uji

Kami membuat program, skrip, panduan, dan prototipe berikut serta menggunakannya secara internal di dalam tim.

• Program Anonymization beserta dokumen kebutuhan, serta panduan pembuatan file konfigurasi, encode, dan decode
• Skrip Selenium + ChromeDriver beserta panduan menentukan posisi tombol dan kolom isian
• Perekam RPA: skrip perekaman, skrip pemutaran ulang, dan kasus uji beserta log dan video
• Aplikasi InMeet beserta panduan penggunaan mode Controller dan Client tahun 2020
• Prototipe DoQuot: halaman tabel status penawaran harga, halaman pembuatan penawaran harga, dan file instalasi Android (APK)

Hasil pengujian setiap alat

Program Anonymization dan skrip Selenium selesai pada tahun 2024. Perekam RPA memiliki hasil eksekusi kasus uji. InMeet dapat memerintahkan perekaman video dan mengunggahnya, dan DoQuot memiliki prototipe layar. Dokumen ringkasan proyek tahun 2024 kami menyebutkan bahwa program Anonymization selesai dalam waktu 5 minggu dan skrip Selenium selesai dalam waktu 8 minggu. Keduanya dikerjakan pada Januari–Maret 2024. Hasil dalam tabel di bawah berasal dari dokumen ringkasan proyek, panduan, serta file log dan video pengujian.

Pada tahun 2024, kami menyimpan kode RPA dalam kumpulan kode yang digunakan kembali (Code Reuse) milik perusahaan.

Pelajaran yang kita dapatkan

Pekerjaan ini memberikan prinsip berikut untuk pekerjaan otomatisasi berskala kecil di dalam tim.

• Pilih metode berdasarkan apa yang dapat dirujuk dari program tersebut. Jika tersedia kode halaman web untuk merujuk ke tombol dan kolom isian, gunakan metode seperti Selenium terlebih dahulu. Jika tidak ada, barulah gunakan perekaman posisi di layar. Untuk bagian yang digambar pada canvas, metode pemeriksaan terpisah harus direncanakan sejak awal.
• Pekerjaan otomatisasi harus dapat diperiksa kembali. Perekam RPA menyimpan log dan video, baik dari putaran perekaman maupun putaran pemutaran ulang. Jika hasilnya tidak sama, kami dapat membandingkan langkah mana yang berbeda.
• Penyamaran data yang dapat dikembalikan memindahkan risiko ke file pemetaan. File ini harus disimpan terpisah dari file yang diteruskan, dan orang yang dapat mengaksesnya harus dibatasi.

Cara menerapkan pendekatan ini pada pekerjaan Anda

Jika tim Anda memiliki pekerjaan mengeklik, mengisi, melampirkan file, atau menyamarkan data dengan langkah yang selalu sama, Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama dengan kasus ini, yaitu memisahkan pekerjaan satu per satu, memilih alat sesuai jenis program, dan menyimpan log untuk pemeriksaan di kemudian hari. Yang perlu disesuaikan adalah cara merujuk tombol dan kolom isian, jika program Anda berbeda dari kasus ini.

• Pisahkan pekerjaan dengan langkah yang selalu sama dari pekerjaan yang sering berubah. Pekerjaan yang sering berubah tidak cocok untuk metode rekam lalu putar ulang.
• Periksa apakah halaman web atau program Anda memungkinkan tombol dan kolom isian dirujuk.
• Tentukan orang yang menyimpan file pemetaan dan lokasi penyimpanannya sebelum mulai menyamarkan data sebenarnya.
• Tentukan hasil yang diinginkan dan ruang lingkup setiap alat dengan jelas sejak awal.