Perluasan aplikasi formulir lini produksi 5M1E di Power Apps dengan alur persetujuan untuk produsen komponen otomotif di Thailand

Latar belakang permasalahan

Tantangan dalam kasus ini adalah menerapkan aplikasi formulir yang dibuat oleh tim pelanggan ke seluruh lini produksi. Ada beberapa set formulir kertas yang perlu dipindahkan ke aplikasi, seperti lembar catatan perubahan 5M1E, lembar laporan benda kerja abnormal, pengerjaan ulang (Rework), dan laporan shift. Dengan formulir kertas, atasan harus mengumpulkan dokumen untuk ditandatangani sebagai persetujuan, dan harus menelusuri kembali beberapa map arsip ketika terjadi masalah kualitas

Setiap lini memiliki nama, daftar benda kerja, dan pemberi persetujuan yang berbeda. Karena itu, menyalin aplikasi satu per satu untuk setiap lini merupakan pekerjaan berulang dalam jumlah besar yang harus benar di setiap titik

Persyaratan dan batasan

Pekerjaan ini harus menggunakan aplikasi dan file asli milik pelanggan sebagai dasar, dan harus diulang secara sama di setiap lini. Persyaratan dan batasan utamanya adalah sebagai berikut

• Rencana total mencakup 58 lini, yang dikirimkan pelanggan secara bertahap per batch, dan batch pertama terdiri dari 6 lini
• Aplikasi prototipe memiliki 37 halaman per lini; banyak halaman perlu diperbaiki pada titik yang memunculkan notifikasi kesalahan, dan setiap lini harus memasukkan nama lini produksi dengan benar pada halaman aplikasi
• Daftar kode benda kerja (Part No.) setiap lini berada dalam file Excel dan harus diimpor ke SharePoint sebelum digunakan
• Pemberi persetujuan berbeda menurut jenis laporan, dan beberapa laporan harus melalui beberapa tahap
• Pemasangan pada sistem Microsoft milik pelanggan melalui VPN (koneksi jaringan jarak jauh terenkripsi)
• Rencana proyek menyebutkan perubahan lingkup pekerjaan di tengah jalan sebagai salah satu risiko

Mengapa tidak membuat aplikasi baru untuk setiap lini

Persyaratan pekerjaan menetapkan penggunaan aplikasi dan file asli milik pelanggan sebagai dasar. Tim pelanggan telah merancang halaman aplikasi dan basis data SharePoint, sehingga pekerjaan kami adalah menyalin dan menyesuaikan aplikasi agar benar di setiap lini, serta membuat alur persetujuan secara lengkap

Hasil serah terima

Lingkup pekerjaan fase pertama mencakup aplikasi untuk 6 lini produksi batch pertama, alur persetujuan, dan dokumen sesuai yang ditetapkan dalam lingkup pekerjaan, yaitu

• Aplikasi di Power Apps sebanyak 37 halaman per set untuk setiap lini, yang titik notifikasi kesalahannya telah diperbaiki dan nama lininya telah dimasukkan
• Daftar kode benda kerja (Part No.) yang diimpor dari file Excel ke SharePoint
• Alur persetujuan di Power Automate yang mengirimkan permintaan sesuai jenis laporan, disertai tautan kembali ke aplikasi
• Pemasangan pada sistem pelanggan melalui VPN
• Dokumen pengembangan, lembar penerimaan pekerjaan, dan panduan penggunaan

Aplikasi setiap lini bekerja dengan langkah yang sama, sebagai berikut

1. 1

   Masuk ke sistem dan memilih departemen

   Karyawan masuk ke sistem dengan kode karyawan, memilih departemen atau lini produksinya sendiri, lalu aplikasi membawanya ke halaman laporan lini tersebut

2. 2

   Mengisi formulir lini

   Catatan perubahan 5M1E harian per shift, lembar patroli lini (LL Patrol), pengendalian proses dan keselamatan, laporan benda kerja abnormal, pengerjaan ulang, produk cacat, laporan shift, rencana Kaizen (rencana perbaikan kerja berkelanjutan), dan catatan latihan menemukan kelainan (Ijiwaru Test)

3. 3

   Disimpan ke SharePoint

   Data setiap formulir disimpan dalam daftar SharePoint milik lini tersebut. Daftar kode benda kerja yang diimpor dari file Excel dapat langsung dipilih saat pengisian

4. 4

   Mengirimkan permintaan persetujuan dengan Power Automate

   Alur ini mengirimkan permintaan persetujuan kepada ketua tim (TL), manajer, atau bagian penjaminan mutu (QA) sesuai jenis laporan. Pengerjaan ulang melewati ketua tim, manajer, baru kemudian QA. Setiap tahap menyertakan tautan kembali ke halaman aplikasi

5. 5

   Melihat laporan dan mencetak

   Atasan melihat grafik jumlah benda kerja abnormal, pengerjaan ulang, dan proporsi produk cacat, melihat rencana dibandingkan hasil produksi aktual untuk rapat pagi (Asakai), serta mencetak lembar catatan perubahan 5M1E dan formulir harian atau bulanan dari aplikasi

Bagaimana aplikasi ini diperluas dari lini batch pertama ke lini lainnya

Aplikasi ini diperluas secara bertahap per fase, dimulai dari lini produksi batch pertama, kemudian diperluas ke kelompok lini lainnya pada fase 2. Pengerjaan bertahap per batch membantu menguji aplikasi pada lini sebenarnya sebelum menyalinnya lebih lanjut. Urutan pekerjaannya adalah sebagai berikut

1. Fase pertama Februari–Maret 2022: menyalin dan menyesuaikan aplikasi untuk 6 lini produksi batch pertama serta membuat alur persetujuan. Rangkuman proyek tahunan 2022 kami menyebutkan bahwa fase ini berhasil
2. Fase 2: pelanggan melanjutkan kontrak untuk memperluas aplikasi dan formulir LL Patrol ke kelompok lini produksi lainnya. Rangkuman yang sama menyebutkan bahwa fase ini selesai sesuai jadwal

Hasil yang dapat dikonfirmasi dari dokumen proyek

Hasil yang dapat dikonfirmasi dalam kasus ini berasal dari 2 dokumen, yaitu rangkuman proyek tahunan 2022 kami, yang menyebutkan status setiap fase sesuai urutan pekerjaan di atas, dan daftar pengujian untuk penerimaan pekerjaan (Exit Criteria) tertanggal 23 Maret 2022

Daftar pengujian tersebut mencakup proses masuk ke sistem, pemilihan departemen pada zona lini batch pertama, pencatatan dan pencetakan lembar catatan perubahan 5M1E, hingga persetujuan. Dokumen ini menetapkan pengujian apa saja yang harus dilalui oleh pekerjaan, tetapi bukan catatan hasil penerimaan. Kasus ini tidak memiliki angka penggunaan atau hasil bisnis setelah aplikasi mulai digunakan, sehingga kami hanya melaporkan hal yang didukung oleh dokumen

Pelajaran yang kita dapatkan

Pekerjaan ini memberikan prinsip-prinsip berikut untuk memperluas aplikasi formulir ke banyak lini produksi

• Aplikasi prototipe harus sudah stabil sebelum mulai disalin. Dalam pekerjaan ini, setiap lini memiliki aplikasi 37 halaman yang harus diperiksa dan diperbaiki halaman demi halaman. Jika prototipe berubah setelah disalin, semua lini harus ikut diperbaiki
• Semakin banyak bagian yang berbeda antarlini dapat dipindahkan ke dalam data, semakin sedikit pekerjaan per lini. Dalam pekerjaan ini, daftar kode benda kerja dapat diimpor dari file Excel, tetapi nama lini masih harus dimasukkan pada aplikasi halaman demi halaman, sehingga pekerjaan penyalinan tetap bertambah sesuai jumlah lini
• Rantai persetujuan harus ditetapkan menurut jenis laporan sebelum alur dibuat. Dalam pekerjaan ini, setiap laporan memiliki pemberi persetujuan yang berbeda, dan setiap tahap harus memiliki tautan kembali ke aplikasi. Ketika rantai persetujuan jelas, pemberi persetujuan di setiap tahap mengetahui laporan mana yang menjadi tanggung jawabnya

Cara menerapkan pendekatan ini di pabrik Anda

Jika pabrik Anda sudah menggunakan Microsoft Power Apps dan SharePoint, serta memiliki aplikasi prototipe untuk formulir lini produksi, Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama dengan kasus ini, yaitu menyalin aplikasi per lini, mengimpor data induk setiap lini, lalu membuat alur persetujuan menurut jenis laporan. Bagian yang perlu disesuaikan bergantung pada formulir dan rantai persetujuan pabrik Anda

• Buat daftar semua jenis laporan beserta pemberi persetujuan di setiap tingkat untuk masing-masing laporan sebelum meminta penawaran harga
• Siapkan data induk setiap lini, seperti nama lini, daftar kode benda kerja, daftar nama karyawan, dan email pemberi persetujuan
• Tentukan tanggal pemasangan dan siapkan hak akses sistem melalui VPN terlebih dahulu, serta sediakan waktu untuk pengujian dan perbaikan sebelum penerimaan pekerjaan