Katalog teknologi internal di Power Apps untuk produsen komponen otomotif di Thailand

Latar belakang permasalahan

Tantangan dalam kasus ini adalah menghimpun teknologi yang dikembangkan tim internal organisasi untuk digunakan di setiap pabrik ke dalam katalog terpusat yang dapat dicari sendiri oleh karyawan. Pelanggan adalah produsen komponen otomotif di Thailand yang memiliki beberapa pabrik. Setiap topik dalam katalog harus menjelaskan cara penggunaan, masalah yang diatasi, dan pabrik yang telah menerapkannya.

Ketika tim dari pabrik lain melihat masalah, solusi, biaya, batasan, dan narahubung di satu tempat, tim tersebut dapat memutuskan apakah akan menerapkan pekerjaan itu atau tidak, dan mengetahui harus berbicara dengan siapa. Karena itu, katalog ini menjadi register pengetahuan untuk pekerjaan perbaikan, baik topik yang sudah digunakan secara nyata maupun yang sedang dikembangkan.

Persyaratan dan batasan

Sistem harus memungkinkan karyawan menambahkan data sendiri dan harus berada pada alat yang sudah digunakan organisasi. Persyaratan utama dari dokumen kebutuhan adalah sebagai berikut.

• Setiap teknologi harus menyimpan asal-usul masalah, tujuan, tingkat kesulitan, biaya, waktu siklus produksi, batasan, gambar, lampiran, dan narahubung.
• Karyawan umum dapat menambahkan dan melihat data, sedangkan pengeditan, penghapusan, dan pengumuman merupakan hak administrator.
• Item baru harus melewati pemeriksaan administrator sebelum terlihat oleh semua orang.
• Sistem harus dapat menunjukkan pabrik mana yang menggunakan setiap teknologi, dipisahkan menurut proses.
• Sistem harus dibangun di atas Microsoft Power Platform yang sudah digunakan organisasi dan menyimpan data di SharePoint organisasi, agar tim pelanggan dapat memelihara dan menyesuaikannya sendiri.

Mengapa memilih membangun di atas Power Apps dan SharePoint

Kami memilih Power Apps dan SharePoint karena pelanggan menetapkan bahwa sistem harus berada di Microsoft Power Platform yang sudah digunakan organisasi, agar tim pelanggan dapat memelihara dan menyesuaikan aplikasi sendiri setelah serah terima. Data setiap topik berada dalam daftar SharePoint organisasi, dan langkah pemberitahuan kepada administrator dilakukan dengan Power Automate.

Langkah pemeriksaan oleh administrator sebelum pengumuman membantu data dalam katalog memiliki format yang sama, sementara karyawan tetap dapat menambahkan topik baru sendiri tanpa perlu meminta administrator mengetikkannya.

Hasil serah terima

Kami menyerahkan aplikasi Power Apps sesuai 12 kelompok kebutuhan, beserta langkah pemberitahuan kepada administrator dengan Power Automate dan panduan penggunaan. Alur kerja aplikasi adalah sebagai berikut.

1. 1

   Mendaftarkan teknologi: satu topik per satu lembar

   Pengembang mengisi halaman Technology Detail Specification, misalnya perusahaan dan unit kerja, proses, asal-usul masalah sebelum dan sesudah perbaikan, tujuan, tingkat kesulitan, biaya, waktu siklus produksi, batasan, gambar, lampiran, kata kunci, dan narahubung.

2. 2

   Memberi tahu administrator melalui email

   Setelah tombol kirim ditekan, Power Automate mengirim email kepada administrator yang namanya terdaftar di halaman administrator. Pada tahap ini, item baru belum terlihat oleh orang lain.

3. 3

   Administrator memeriksa, melengkapi data, dan menekan tombol umumkan

   Administrator memeriksa kebenaran data yang dikirim, melengkapi data yang menjadi tanggung jawab administrator, seperti nomor peta dan jenis pengembangan (Common atau Individual), lalu menekan tombol umumkan (Announce). Setelah itu, item muncul di halaman ringkasan, halaman pencarian, dan peta.

4. 4

   Mencari dan memfilter

   Halaman Catalog Search dapat mencari berdasarkan kata dari hampir semua kolom data dan menyediakan 8 jenis filter, seperti kategori, proses, tingkat (Rank), pabrik, produk, dan status, serta langsung menampilkan jumlah seluruh item, item yang digunakan secara nyata, dan item yang sedang dikembangkan.

5. 5

   Melihat pabrik mana yang menggunakan apa

   Peta (MAP) 3 proses, yaitu peningkatan produktivitas (Productivity improvement), pemeriksaan dengan kamera (Vision Inspection), dan pengambilan serta penempatan benda kerja dengan robot (Load Unload), menampilkan teknologi dan pabrik yang menerapkannya, dan gambar peta dapat diunggah. Pengguna mengklik nama pabrik untuk membuka detail topik tersebut. Setiap topik juga memiliki tombol pemberian nilai (Rating) dan menampilkan nilai rata-rata.

Selain langkah di atas, aplikasi juga memiliki bagian lain yang diserahkan sebagai berikut.

• Halaman awal di situs SharePoint pelanggan: tombol tautan untuk masuk ke aplikasi
• Halaman ringkasan: daftar teknologi yang telah diumumkan, dengan kolom pengembang (Developer) dan pabrik perluasan (Expansion Plant) yang ditambahkan berdasarkan permintaan perubahan pelanggan
• Halaman panduan dan pengetahuan: tertaut dengan repositori panduan di SharePoint
• Halaman administrator: menetapkan daftar administrator yang menerima email dan memiliki hak untuk mengumumkan
• Panduan penggunaan, diserahkan pada 3 September 2024

Berapa lama pekerjaan ini berlangsung dan melalui langkah apa saja

Pekerjaan ini dilakukan dalam periode Agustus–September 2024, mulai dari pengembangan sesuai dokumen kebutuhan, pengujian, penyesuaian berdasarkan permintaan pelanggan, hingga penyerahan panduan. Urutan pekerjaannya adalah sebagai berikut.

1. Mengembangkan aplikasi sesuai 12 kelompok kebutuhan
2. Rapat pemantauan pekerjaan: tim pelanggan mencoba aplikasi dengan hak pengguna umum, dan meminta agar item baru ditampilkan hanya setelah administrator memeriksa dan menekan tombol umumkan
3. Menyesuaikan sistem berdasarkan permintaan pelanggan, misalnya menambahkan kolom pengembang dan pabrik perluasan di halaman ringkasan, lalu menguji seluruh butir dan mencatatnya dalam laporan pengujian perangkat lunak tertanggal 26 Agustus 2024
4. Menyerahkan panduan penggunaan pada 3 September 2024

Hasil yang dapat dikonfirmasi dari pengujian dan serah terima

Tim pengujian kami memeriksa sistem Tech Catalog pada seluruh butir sesuai 12 kelompok kebutuhan dan mencatatnya dalam laporan pengujian perangkat lunak tertanggal 26 Agustus 2024. Kolom yang ditambahkan berdasarkan permintaan perubahan pelanggan lolos pemeriksaan dalam laporan yang sama. Kami menyerahkan panduan penggunaan, dan proyek selesai pada tahun 2024.

Kasus ini tidak memiliki angka pengukuran hasil penggunaan, seperti jumlah topik yang didaftarkan atau waktu yang digunakan untuk mencari. Karena itu, kami hanya melaporkan hasil yang didukung dokumen.

Pelajaran yang kita dapatkan

Pekerjaan ini memberikan 3 prinsip untuk katalog pengetahuan yang datanya ditambahkan sendiri oleh karyawan.

• Sepakati kolom data formulir pendaftaran dengan jelas sebelum membangun layar lain, karena pencarian, filter, penghitung, dan peta merujuk pada kumpulan kolom data yang sama.
• Katalog yang datanya dapat ditambahkan oleh semua orang harus memiliki pemeriksa yang disebutkan namanya, dan item baru tidak boleh ditampilkan sebelum pemeriksa mengumumkannya. Dalam pekerjaan ini, pelanggan meminta penyesuaian langkah ini setelah mencoba aplikasi dengan hak pengguna umum.
• Masukkan permintaan perubahan pelanggan ke dalam putaran pengujian yang sama dengan pekerjaan utama, agar satu laporan pengujian mencakup seluruh sistem. Dalam pekerjaan ini, kolom yang ditambahkan berdasarkan permintaan pelanggan lolos pemeriksaan dalam laporan pengujian yang sama.

Bagaimana menerapkan pendekatan ini di organisasi Anda

Jika organisasi Anda memiliki beberapa pabrik atau unit kerja yang mengembangkan sendiri pekerjaan perbaikan untuk digunakan, dan sudah menggunakan Microsoft Power Platform dengan SharePoint, Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama dengan kasus ini, yaitu formulir satu topik per satu lembar, pemeriksaan oleh administrator sebelum pengumuman, dan halaman pencarian dengan filter. Bagian yang perlu disesuaikan adalah kolom data, proses dalam peta, dan daftar administrator.

• Periksa hak penggunaan Power Apps, Power Automate, dan SharePoint pada akun Microsoft organisasi
• Tentukan siapa yang menjadi administrator sistem setelah serah terima dan siapa yang menjadi pemeriksa item baru
• Tempatkan pemeriksa agar item baru diumumkan tepat waktu, sehingga item tidak menunggu terlalu lama hingga pendaftar berhenti menggunakannya