タイの自動車部品メーカー向けPower Apps社内技術カタログ
顧客: 自動車部品製造業者（日本の総合企業）
Tech Catalogは、各工場の社内チームが開発した技術や改善事例を集約するPower Apps・SharePointアプリです。社員は新規登録、キーワード・絞り込み検索、導入済み工場の確認ができます。2024年にタイの自動車部品メーカー向けに開発し、すべての登録内容を管理者が公開前に確認する仕組みにしました。
- 業界
- 自動車
- 年
- 2024
- 業務範囲
- 12の要件グループに沿ったSharePoint上のPower Appsアプリの設計・開発（SharePoint上のスタート画面、サマリー画面、8種類のフィルター付き検索画面、登録・詳細表示画面、3プロセスのマップ、マニュアル、ナレッジ、管理者、情報の表示・非表示）、お客様の変更要望に応じた調整、システムテスト、操作マニュアルの作成
- 期間
- 2024年8月–9月
要約
- Tech CatalogはMicrosoft Power Apps上のアプリで、社内チームが開発した技術と改善事例を、解決した問題、コスト、制約、連絡先、導入工場とともに集約しています。
- すべての情報はお客様のSharePointリストに保存され、Power Automateが管理者にメールを送信し、管理者が公開前に全項目を確認します。
- 検索画面ではほぼすべてのデータ項目の語句で検索でき、8種類のフィルターを使えます。3プロセスのマップは、どの工場がどの技術を利用しているかを示します。
- 当社のテストチームは12の要件グループに沿ってシステムを全項目確認し、当社は2024年にタイの自動車部品メーカーへ操作マニュアルを納品しました。
現場の課題
お客様は、各工場で社内チームが開発・活用している技術を集約する共通カタログを必要としていました。各項目には、解決する問題、コスト、制約、連絡先、利用中の工場を示す必要があります。従業員が自ら情報を追加でき、公開前には管理者が確認し、システムは組織で利用中のMicrosoft Power Platform上に構築することが求められました。
当社の取り組み
当社は、お客様のSharePointリストにデータを保存するPower Appsアプリを構築しました。一件一枚形式の技術登録画面、8種類のフィルターを備えた検索画面、各技術を利用する工場を示す3プロセスのマップを備えています。従業員が情報を送信するとPower Automateが管理者にメールで通知し、項目は管理者が公開（Announce）を押した後にのみ全員に表示されます。
成果
当社のテストチームは、お客様の変更要望に応じて調整した部分を含め、12の要件グループに沿ってシステムを全項目確認し、2024年8月26日付のソフトウェアテストレポートに記録しました。当社は2024年9月3日に操作マニュアルを納品し、プロジェクトは2024年に完了しました。
課題の背景
本事例の課題は、各工場で社内チームが開発・活用している技術を、従業員が自ら検索できる共通カタログに集約することでした。お客様は複数の工場を持つタイの自動車部品メーカーです。カタログの各項目には、使い方、解決する問題、導入済みの工場を示す必要がありました。
別の工場のチームが問題、解決策、コスト、制約、連絡先を一か所で確認できれば、その取り組みを自工場で活用するかどうかを判断でき、誰に相談すべきかも分かります。そのため、このカタログは、実運用中のものと開発中のものの両方を含む、改善活動のナレッジ台帳となります。
要件と制約
システムは従業員が自ら情報を追加できるものであり、かつ組織ですでに利用しているツール上に構築する必要がありました。要件文書の主な要件は次のとおりです。
- 各技術について、問題の背景、目的、難易度、コスト、生産サイクルタイム、制約、画像、添付ファイル、連絡先を保存すること
- 一般従業員は情報の追加と閲覧ができ、編集、削除、公開は管理者の権限とすること
- 新しい項目は、全員に表示する前に管理者の確認を経ること
- 各技術がどの工場で利用されているかを、プロセス別に表示できること
- お客様のチームが自ら保守・修正を続けられるよう、組織で利用中のMicrosoft Power Platform上に構築し、データは組織のSharePointに保存すること
なぜPower AppsとSharePointで構築したのか
当社がPower AppsとSharePointを選んだのは、納品後にお客様のチームが自らアプリを保守・修正できるよう、組織で利用中のMicrosoft Power Platform上にシステムを置くことをお客様が指定していたためです。すべての情報は組織のSharePointリストに保存され、管理者への通知手順はPower Automateで実現しています。
Power Apps、Power Automate、SharePointはそれぞれ何を担うのか
Power Appsは、少ないコード記述でアプリ画面を作成できるMicrosoftのツールです。Power Automateは、新しいデータが登録されたときにメールを送信するといった自動処理の作成に使います。SharePointは組織のデータリストとファイルの保存先です。そのため、すでにMicrosoftのクラウドサービスを利用している組織は、新たにサーバーを立てることなく活用を広げられます。
公開前に管理者が確認する手順により、カタログ内の情報の形式を統一できます。一方で、従業員は管理者に入力を依頼することなく、自ら新しい項目を追加できます。
納入物
当社は、12の要件グループに沿ったPower Appsアプリを、Power Automateによる管理者通知の手順および操作マニュアルとともに納品しました。アプリの処理手順は次のとおりです。
- 1
技術を一件一枚で登録
開発者がTechnology Detail Specification画面に入力します。入力内容は、会社と部門、プロセス、改善前後の問題の背景、目的、難易度、コスト、生産サイクルタイム、制約、画像、添付ファイル、検索キーワード、連絡先などです。
- 2
管理者へメールで通知
送信を押すと、Power Automateが管理者画面に登録された管理者へメールを送信します。この段階では、新しい項目はまだ他の人には表示されません。
- 3
管理者が確認、情報を追記して公開
管理者は送信された情報の正確さを確認し、マップ番号や開発区分（CommonまたはIndividual）など管理者が担当する情報を追記してから、公開（Announce）を押します。これにより、項目がサマリー画面、検索画面、マップに表示されます。
- 4
検索とフィルター
Catalog Search画面では、ほぼすべてのデータ項目の語句で検索でき、カテゴリ、プロセス、ランク（Rank）、工場、製品、ステータスなど8種類のフィルターを使えます。全項目数、実運用中の項目数、開発中の項目数もすぐに確認できます。
- 5
どの工場が何を使っているかを確認
生産性向上（Productivity improvement）、カメラによる検査（Vision Inspection）、ロボットによるワークの搬入出（Load Unload）の3プロセスのマップ（MAP）が技術と導入工場を示し、レイアウト画像をアップロードできます。ユーザーが工場名をクリックすると、その項目の詳細が開きます。各項目には評価（Rating）ボタンもあり、平均評価も表示されます。
上記の手順のほか、アプリには次の納品物もあります。
- お客様のSharePointサイト上のスタート画面：アプリへのリンクボタン
- サマリー画面：公開済みの技術一覧。お客様の変更要望に応じて追加した開発者（Developer）列と展開先工場（Expansion Plant）列を含みます。
- マニュアル・ナレッジ画面：SharePointのマニュアルライブラリにリンク
- 管理者画面：メールを受信し公開権限を持つ管理者のリストを設定
- 操作マニュアル（2024年9月3日に納品）
本案件にかかった期間と進め方
本案件は2024年8月–9月に実施し、要件文書に沿った開発、テスト、お客様の要望に応じた調整から操作マニュアルの納品までを行いました。作業の順序は次のとおりです。
- 12の要件グループに沿ってアプリを開発
- 進捗会議：お客様のチームが一般ユーザー権限で試用し、新しい項目は管理者が確認して公開を押した後にのみ表示するよう要望
- サマリー画面への開発者列と展開先工場列の追加など、お客様の要望に応じてシステムを調整したうえで全項目をテストし、2024年8月26日付のソフトウェアテストレポートに記録
- 2024年9月3日に操作マニュアルを納品
テストと納品で確認できた成果
当社のテストチームは12の要件グループに沿ってTech Catalogシステムを全項目確認し、2024年8月26日付のソフトウェアテストレポートに記録しました。お客様の変更要望に応じて追加した列も同じレポートで確認済みです。当社は操作マニュアルを納品し、プロジェクトは2024年に完了しました。
本事例には、登録件数や検索にかかる時間など、利用効果を測定した数値はありません。そのため、文書で確認できる成果のみを報告しています。
私たちが学んだこと
本案件から、従業員が自ら情報を追加するナレッジカタログについて3つの原則が得られました。
- 検索、フィルター、カウンター、マップは同じデータ項目を参照するため、他の画面を作る前に登録フォームのデータ項目を明確に合意します。
- 誰でも情報を追加できるカタログには指名された確認担当者が必要であり、新しい項目は確認担当者が公開するまで表示してはなりません。本案件では、お客様が一般ユーザー権限で試用した後に、この手順の調整を要望しました。
- お客様の変更要望を本体作業と同じテストサイクルに組み込み、一つのテストレポートでシステム全体を網羅します。本案件では、お客様の要望で追加した列も同じテストレポートで確認しました。
このアプローチを貴社に適用するには
貴社に、改善活動を自ら開発している複数の工場や部門があり、すでにMicrosoft Power PlatformとSharePointを利用している場合は、本事例と同じアプローチを利用できます。すなわち、一件一枚のフォーム、公開前の管理者確認、フィルター付き検索画面です。調整が必要なのは、データ項目、マップ内のプロセス、管理者リストです。
再利用できる部分と調整が必要な部分
| システムの部分 | 再利用可能 | 調整が必要になる場合 |
|---|---|---|
| 登録フォーム | 一件一枚の構成：問題、解決策、コスト、制約、連絡先 | 貴社で本事例と異なるデータ項目が必要な場合は、検索画面を作る前に項目を合意する必要があります。 |
| 公開前の確認 | Power Automateによる管理者へのメール通知と公開ボタン | 確認担当者が複数の階層や部門にわたる場合は、確認の順序を設計し直す必要があります。 |
| 検索とフィルター | 複数のデータ項目の語句検索、フィルター、ステータス別の項目カウンター | 貴社で使うカテゴリやステータスが本事例と異なる場合 |
| 工場マップ | 画像をアップロードでき、各項目を利用する工場を示すマップ | 表示すべきプロセスが本事例の3プロセスと異なる場合 |
| プラットフォーム | Power Apps、Power Automate、SharePoint | 貴社がMicrosoft Power Platformを利用していない場合は、プラットフォームを改めて評価する必要があります。 |
- 組織のMicrosoftアカウントでPower Apps、Power Automate、SharePointの利用権限を確認します。
- 納品後に誰がシステム管理者となり、誰が新しい項目を確認するのかを決めます。
- 項目が長く滞留して登録者が利用をやめることのないよう、新しい項目を期限内に公開できる確認担当者を配置します。
使用する技術
よくある質問
本事例のTech Catalogは何を検索するためのものですか
お客様の社内チームが開発した技術と改善事例を検索するためのものです。各項目には、元の問題、解決策、コスト、制約、連絡先、導入工場が示されています。語句で検索でき、8種類のフィルターも使えます。
従業員は自分で情報を追加できますか。また、公開前に誰が確認しますか
はい、可能です。従業員は新しい項目を自分で登録できます。Power Automateが、管理者ページに登録された管理者へメールを送信します。登録された項目は、管理者が確認して公開操作を行った後にのみ、全員に表示されます。
社内チームがアプリを引き継いで保守・修正することはできますか。
本システムは、社内チームが引き続き保守・修正できるように設計されています。組織で使用中のMicrosoft Power Platform上に構築されており、すべての項目のデータが組織のSharePointリストに保存されるためです。作業を始める前に、納品後の管理者も決めておくことをお勧めします。
納品物は何ですか。
12の要件グループに沿ったアプリを納品しました。開発者列や展開先工場列など、お客様の変更要望に応じて調整した部分も含みます。当社のテストチームが納品前に全項目を確認し、利用マニュアルもあわせて納品しました。
価格と開発期間はどのくらいですか
固定価格はありません。必要な画面数、データ項目、承認手順によって異なります。本事例の作業は2024年8月–9月に実施しました。お見積もりをご希望の場合は、作業内容の詳細をお送りください。
