เว็บแอป Business Matching หลาย Hub แยกสิทธิ์ตามบทบาท พร้อมศูนย์ช่วยเหลือ AI สำหรับเครือข่ายธุรกิจ

ที่มาของโจทย์

โจทย์ของเคสนี้คือการรวมงานประจำของเครือข่ายธุรกิจที่มีหลาย Hub ไว้ในระบบเดียว งานประจำมีทั้งการเช็คชื่อประชุม การอบรม การเชิญแขก การส่งต่องานให้กัน และการให้รางวัลเป็นสติกเกอร์ ในปี 2569 เราพัฒนาเว็บแอป Business Matching ที่แยกสิทธิ์ผู้ใช้ 4 ระดับ ให้กลุ่มเครือข่ายธุรกิจนี้

ลูกค้าต้องการให้ทุก Hub ใช้ระบบเดียวกัน แต่สมาชิกแต่ละ Hub เห็นข้อมูลของ Hub ตัวเองเป็นหลัก ผู้ดูแลแต่ละระดับต้องการเห็นภาพรวมของ Hub ที่ตัวเองดูแล ตั้งแต่การเข้าประชุมจนถึงยอดธุรกิจที่ปิดได้ สมาชิกต้องการคำตอบเรื่องการใช้งานที่เร็ว และไม่ต้องเล่าเรื่องซ้ำเมื่อถูกส่งต่อให้แอดมิน

ข้อกำหนดของระบบ

ระบบต้องรองรับทุก Hub ในที่เดียว และแยกสิ่งที่ผู้ใช้แต่ละคนเห็นตามบทบาท ข้อกำหนดหลักมีดังนี้

• ใช้ผ่านเบราว์เซอร์ได้ทั้งบนมือถือและคอมพิวเตอร์ รวมถึงการเปิดกล้องสแกน QR Code เพื่อเช็คชื่อ
• สมาชิกเห็นข้อมูลของ Hub ตัวเองเป็นหลัก ผู้ดูแลเห็นข้อมูลตามขอบเขตที่รับผิดชอบ
• รางวัลสติกเกอร์ต้องโอนตามยอดธุรกิจที่บันทึกในระบบ โดยไม่ต้องคำนวณด้วยมือ
• การแลกสติกเกอร์เป็นเงินสดต้องผ่านการอนุมัติของแอดมินก่อนตัดยอด
• เมื่อ AI ตอบคำถามไม่ได้ แอดมินต้องเห็นประวัติการคุยทั้งหมด สมาชิกจึงไม่ต้องเล่าเรื่องใหม่

ทำไมใช้ระบบเดียวสำหรับทุก Hub และแยกสิทธิ์ตามบทบาท

เราใช้ระบบเดียวสำหรับทุก Hub เพราะสมาชิกต้องค้นหาสมาชิกต่าง Hub และโอนสติกเกอร์ให้กันข้าม Hub ได้ เราจึงแยกการมองเห็นข้อมูลด้วยสิทธิ์ตามบทบาท 4 ระดับ คือ สมาชิก ผู้ดูแล Hub ผู้ดูแลพื้นที่ และผู้ดูแลทั้งระบบ

ระบบเป็นเว็บแอปพลิเคชัน (ใช้ผ่านเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้งแอป) สมาชิกจึงเข้าใช้จากมือถือหรือคอมพิวเตอร์ได้ทันที ส่วนงานที่เกี่ยวกับเงินและคำตอบที่ AI ไม่รู้ เรากำหนดให้คนเป็นผู้ตัดสิน คือแอดมินอนุมัติการแลกเงินสด และแอดมินตอบแชทต่อจาก AI

ระบบนี้มีส่วนใดบ้าง

ระบบนี้มีส่วนหลัก คือ การเช็คชื่อด้วย QR Code การขอความช่วยเหลือและส่งต่องาน การบันทึกยอดธุรกิจ Sticker Wallet ศูนย์ช่วยเหลือ AI และแดชบอร์ดกับรายงาน ส่วนเหล่านี้ต่อกันตั้งแต่การเข้าประชุมจนถึงรายงานของผู้ดูแล ผู้ใช้แต่ละคนเห็นเมนูและข้อมูลตามบทบาทของตัวเอง

1. 1

   เช็คชื่อประชุมด้วย QR Code

   ผู้ดูแลสร้างนัดประชุมของ Hub แล้วพิมพ์ QR Code ขาเข้าและขาออกวางไว้หน้างาน สมาชิกเปิดกล้องมือถือสแกนเพื่อลงชื่อ ถ้ามาไม่ได้ ลงทะเบียนตัวแทนล่วงหน้าได้

2. 2

   ขอความช่วยเหลือและส่งต่องาน

   สมาชิกโพสต์สิ่งที่ต้องการบน The Ask Board (กระดานขอความช่วยเหลือ) คนที่ช่วยได้กดตอบรับ แล้วระบบพาไปสร้าง Job Recommend เพื่อส่งต่องาน พร้อมระบุชื่อลูกค้าและระดับความด่วน

3. 3

   บันทึกยอดธุรกิจที่ปิดได้

   เมื่อปิดดีลได้ ผู้รับงานบันทึกมูลค่าในหน้า Success Business ระบบเปลี่ยนสถานะงานเป็นสำเร็จ และโอนสติกเกอร์ทองให้ผู้แนะนำงานอัตโนมัติในขั้นตอนเดียว

4. 4

   ใช้และแลกสติกเกอร์

   Sticker Wallet แสดงยอดสติกเกอร์แต่ละประเภท ใช้โอนให้กันหรือจ่ายค่าอบรมได้ คำขอแลกเป็นเงินสดแสดงยอดสุทธิก่อนยืนยัน และต้องให้แอดมินอนุมัติก่อนตัดยอด

5. 5

   ถามศูนย์ช่วยเหลือ

   สมาชิกเลือกหัวข้อแล้วพิมพ์คำถาม AI Chatbot ตอบตามหัวข้อที่เลือกและบทบาทของผู้ใช้ ถ้าตอบไม่ได้ ระบบแจ้งว่ากำลังเชื่อมต่อเจ้าหน้าที่ แล้วส่งห้องแชทพร้อมประวัติให้แอดมินตอบต่อ

6. 6

   ดูภาพรวมผ่านแดชบอร์ดและรายงาน

   ผู้ดูแล Hub และผู้ดูแลพื้นที่ดูสถิติการเข้าประชุม การส่งต่องาน และยอดธุรกิจของ Hub ที่รับผิดชอบได้จากแดชบอร์ดและหน้ารายงาน

นอกจากขั้นตอนหลักนี้ ระบบยังมีการลงทะเบียนแขกที่สมาชิกเชิญมาประชุม และแชทเรียลไทม์ระหว่างผู้ใช้

ขั้นตอนการพัฒนาและการปรับปรุงตามคำขอ

เราพัฒนาระบบนี้เป็นรอบ เริ่มจากฟังก์ชันหลักที่สมาชิกใช้ทุกครั้งที่ประชุม แล้วปรับต่อตามคำขอของผู้ใช้หลังได้ลองใช้

• ฟังก์ชันหลักที่ทำงานได้แล้ว: การเช็คชื่อด้วย QR Code การส่งต่องานพร้อมโอนสติกเกอร์อัตโนมัติ การอบรม และศูนย์ช่วยเหลือที่ AI ส่งต่อแอดมิน
• คำขอของผู้ใช้ที่ปรับให้แล้ว: ตัวกรองแดชบอร์ดตามบทบาท หน้ารายงาน และอีเมลแจ้งเตือน
• คำขออื่นของผู้ใช้: อยู่ระหว่างวางแผนรอบถัดไป

ผลที่ยืนยันได้ถึงตอนนี้

ถึงตอนนี้ ฟังก์ชันหลักของระบบทำงานได้แล้ว และระบบอยู่ระหว่างปรับปรุงต่อตามคำขอของผู้ใช้ เมื่อผู้รับงานบันทึกยอดใน Success Business ระบบโอนสติกเกอร์ทองให้ผู้แนะนำงานในขั้นตอนเดียวกัน

คำขอที่ผู้ใช้ส่งมาและปรับให้แล้วมีตัวกรองแดชบอร์ดตามบทบาท หน้ารายงาน และอีเมลแจ้งเตือน ยังไม่มีตัวเลขการใช้งานที่ยืนยันได้ เพราะโครงการยังไม่ปิด

สิ่งที่เราเรียนรู้

งานนี้ให้หลักการสำหรับระบบสมาชิกที่มีหลายกลุ่มและมีรางวัลดังนี้

• ผูกรางวัลกับรายการที่บันทึกในระบบ ในขั้นตอนเดียวกัน เมื่อการบันทึกยอดและการโอนสติกเกอร์เกิดพร้อมกัน ยอดในกระเป๋าจึงตรงกับยอดธุรกิจที่บันทึก และไม่ต้องคำนวณด้วยมือ
• กำหนดจุดที่ AI ส่งต่อคน และงานที่คนต้องตัดสินเอง ในงานนี้ AI ตอบคำถามตามหัวข้อก่อน คำถามที่ตอบไม่ได้ส่งต่อแอดมินพร้อมประวัติ และการแลกเงินสดต้องให้แอดมินอนุมัติทุกครั้ง
• ออกแบบสิทธิ์การมองเห็นคู่กับแดชบอร์ดและรายงาน เพราะผู้ดูแลแต่ละระดับต้องเห็นข้อมูลต่างกัน ในงานนี้ คำขอที่ปรับให้หลังผู้ใช้ได้ลองใช้มีตัวกรองแดชบอร์ดตามบทบาทและหน้ารายงาน

นำแนวทางนี้ไปใช้กับเครือข่ายของคุณได้อย่างไร

ถ้าองค์กรของคุณมีสมาชิกหลายกลุ่มที่นัดประชุมเป็นประจำและส่งต่องานให้กัน คุณใช้แนวทางเดียวกับเคสนี้ได้ คือระบบเดียวที่แยกสิทธิ์ตามบทบาท และผูกรางวัลกับยอดที่บันทึก ส่วนที่ต้องปรับคือกติการางวัล บทบาทผู้ดูแล และคำถามที่ AI ต้องตอบ

• กำหนดให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าใครเห็นข้อมูลข้ามกลุ่มได้ และใครอนุมัติธุรกรรมได้
• เขียนกติกาแต้ม สติกเกอร์ และการแลกเงินสดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนพัฒนา เพราะกติกานี้กำหนดสูตรคำนวณและรายงาน
• เตรียมคำถามที่สมาชิกถามบ่อยพร้อมคำตอบที่ถูกต้อง และกำหนดว่าใครรับเรื่องเมื่อ AI ตอบไม่ได้
• เผื่อเวลาสำหรับรอบปรับปรุงตามคำขอ เพราะผู้ใช้มักขอปรับหน้าจอและรายงานเมื่อได้ลองใช้
• ถ้าคุณต้องการรับชำระเงินออนไลน์หรือส่ง SMS ให้วางแผนงานเชื่อมกับผู้ให้บริการภายนอกเป็นงานแยก